La solution complète de gestion, de conformité et de traçabilité
Okapia OS simplifie votre gestion, votre conformité et élimine les ressaisies qui coûtent des heures à vos équipes. Vos besoins et contraintes environnementales, sociales, fiscales, comptables, logistiques et QHSE — dans un seul logiciel !
Nouvelles obligations en vigueur en 2026-2027
RNDTS, Trackdéchets, facturation électronique, REP — votre activité est concernée.
Pour tous les métiers
Conçu pour tous les métiers de la matière et du déchet
La réglementation et les éco-organismes. Okapia OS gère les deux.
Votre activité est prise en étau entre les obligations légales 2026-2027 et les exigences des éco-organismes. Le logiciel répond aux deux dans la même interface.
Pression n°1
Loi & réglementation 2026-2027
- RNDTSRegistre national déchets dangereux : Okapia OS prépare vos déclarations
- TrackdéchetsBSD dématérialisé obligatoire : connecteur intégré, prêt à activer
- Factur-XFacturation électronique obligatoire dès 2026-2027 : déjà en production
- ICPESeuils et registres d'exploitation : surveillance et alertes automatiques
Pression n°2
Éco-organismes & filières REP
- SYDEREPDéclarations aux éco-organismes REP : export automatique depuis le logiciel
- DAP / CAPAcceptation préalable déchets dangereux : dématérialisé et archivé
- BSD filièresDEEE, amiante, PVC, VHU : modules spécialisés par filière
- Tiers det.Déclarations annuelles tiers détenteurs : générées depuis vos données
On a vécu vos galères. On les a codées.
Okapia OS n'a pas été dessiné dans un open space. Il répond aux vrais points de friction d'un site de recyclage.
La pesée ressaisie trois fois
Le ticket du pont-bascule recopié dans Excel, puis dans la facturation, puis dans le registre. Okapia OS capte la pesée une fois, à la source, et la diffuse partout.
La peur du contrôle
BSD éparpillés, livre de police tenu à la main, seuils ICPE surveillés de tête. On centralise et on trace tout, automatiquement, pour que l'inspection ne soit plus un mauvais moment.
Les bennes qu'on cherche
« Elle est où, cette benne ? Posée depuis quand ? » Le parc suivi en temps réel, la rotation optimisée, la location facturée sans oubli.
Le logiciel qui ne colle pas
Un outil générique qui ignore vos codes, vos grilles, vos contraintes de site. Okapia OS se paramètre à votre organisation — pas l'inverse.
Avant, il fallait 10 logiciels et 300 fichiers Excel. Maintenant, un seul logiciel.
Gérer une entreprise du déchet, c'était jongler entre une dizaine d'outils qui ne se parlent pas et des centaines de tableurs. Okapia OS réunit tout dans une seule plateforme. Adieu Excel au quotidien.
Avant
Le casse-tête multi-outils
- Un logiciel pour le pont-bascule
- Un tableur Excel pour les tonnages
- Un logiciel de facturation séparé
- Des classeurs de BSD papier
- Un fichier Excel pour les bennes
- Un autre pour la RH et le pointage
- 300 fichiers Excel à maintenir… et la même donnée ressaisie 4 fois
Avec Okapia OS
Un seul logiciel, tout connecté
- Pesée & pont-bascule, facturation, stock : réunis
- Traçabilité BSD, ICPE et registres intégrés
- Bennes, tournées et chantiers au même endroit
- QHSE, RH et pointage dans le même outil
- Portails client, agent et transporteur inclus
- Une donnée saisie une seule fois, partout à jour
- Adieu Excel au quotidien
Trois piliers qui changent le quotidien
Un aperçu des modules les plus structurants. Chacun se découvre en détail sur sa propre page.
BSD & traçabilité des déchets
La traçabilité des déchets n'est pas une option : c'est la loi, et c'est ce qui vous protège en cas de contrôle. Okapia OS génère et suit les bordereaux de suivi des déchets, relie chaque flux à son code déchet et garde la chaîne producteur → transporteur → exutoire complète.
- Émission et suivi des bordereaux de suivi des déchets (BSD / BSDD)
- Chaîne de traçabilité producteur → transporteur → installation de traitement
- Rattachement automatique du code déchet (nomenclature européenne)
- Registre des déchets dématérialisé et exportable
- Statuts du bordereau (émis, pris en charge, réceptionné, traité)
- Traçabilité avancée des flux, de l'amont à l'aval
Code déchet
17 04 05
Quantité
12,76 t
Traitement
R4 – recyclage
Chaîne de traçabilité
Émis par le producteur
Recyclage Martin & Fils · 14/08
Pris en charge (transporteur)
Transports Legrand · 14/08
Réceptionné à l'exutoire
Centre de valorisation Oise · —
✓ Registre mis à jour automatiquement · Exportable SYDEREP
Pesées & pont-bascule
Sur un site de recyclage, tout part de la bascule. Okapia OS se connecte directement à votre indicateur de pesage — liaison TCP/IP, Bluetooth ou détection USB automatique, mini-bridge réseau pour les sites distants — l'agent de bascule saisit le camion, le système calcule le net en double pesée (entrée/sortie) et édite le ticket sans ressaisie. Une caméra live peut capturer le chargement, et une case radioactivité avec taux et alerte non bloquante sécurise les flux sensibles. Pluie, gants, écran tactile sous abri : l'interface est pensée pour être utilisée vite, debout, dans le bruit.
- Connexion directe à l'indicateur du pont-bascule : TCP/IP, Bluetooth ou détection USB automatique
- Mini-bridge réseau pour connecter un pont-bascule distant sans reconfiguration
- Double pesée entrée/sortie avec calcul automatique du net, pesée de produit valorisé
- Détection de radioactivité au portique (case, taux, alerte non bloquante et notification)
- Capture caméra live du chargement au moment de la pesée
- Édition instantanée du ticket de pesée (PDF) et envoi au client
Mercedes Actros · Transports Legrand
Client : Recyclage Martin & Fils · 17 04 05 Fer et acier
Pesée entrée
14 280
kg
Pesée sortie
1 520
kg
Poids net
12 760 kg
soit 12,760 t
Ticket PDF généré · Envoi automatique au client
Facturation & Factur-X
La facture électronique devient la norme, et la marge se gagne aussi au bureau. Okapia OS transforme pesées, locations et prestations en factures Factur-X conformes, gère la TVA, la facturation groupée de fin de mois et l'export comptable — sans repasser par un autre logiciel.
- Devis et factures à partir des pesées, contrats et prestations
- Factures électroniques au format Factur-X (conformité réforme facturation)
- Facturation groupée périodique (fin de mois, par client, par chantier)
- Gestion de la TVA, autoliquidation et contrôle des taux
- Paiements, paiements multiples et suivi des règlements
- Factures reçues : pièce justificative conservée, visualisée et archivée à valeur probante par exercice
N° 2026-07-042
Recyclage Martin & Fils
8 juillet 2026 · Échéance 30 j
Pensé pour le terrain
Le logiciel suit vos équipes là où elles travaillent
Sur le pont-bascule, dans le centre de tri, au volant : agents et chauffeurs pointent, valident et déclarent depuis une tablette ou un mobile. Les données remontent en direct au bureau, sans ressaisie.
Le logiciel qui surveille vos échéances à votre place
VGP, habilitations, CACES, visites médicales, contrôles ICPE, agréments, assurances… Okapia OS suit chaque date qui compte et vous alerte à l'avance — bien avant qu'une échéance oubliée ne devienne une non-conformité, une amende ou un arrêt de chantier.
Une seule mécanique, tout le logiciel
Alertée à J-90, J-30 et J-7. Jamais prise au dépourvu.
Chaque échéance déclenche des rappels dégressifs, un badge d'action dans l'interface et une notification push sur le mobile des agents. La même surveillance vaut pour tous les modules — vous n'avez plus à y penser.
Première alerte : le temps d'organiser, de planifier l'intervention.
Rappel : on réserve l'organisme de contrôle, on prévient l'équipe.
Dernière ligne droite : badge rouge dans l'interface, notification push mobile.
Résultat : zéro échéance ratée, zéro mauvaise surprise à l'inspection.
Combien de temps perdez-vous chaque mois ?
Chaque pesée traitée à la main déclenche bien plus qu'une ressaisie : bon de livraison, facture, BSD, litiges, déclarations. Déplacez le curseur pour estimer ce que cette chaîne vous coûte réellement.
- Ressaisies pesée → BL → facture
- Émission et suivi des BSD
- Litiges de pesée, erreurs de codification
- Registres, déclarations RNDTS & TGAP
57 h
d'administratif manuel
chaque mois
1 482 €
coût estimé / mois
à 26 €/h chargé
+549 €
économie nette / mois
abonnement Essentiel déduit
À 300 pesées/mois, Okapia OS peut vous libérer environ 34 h chaque mois, soit 549 €/mois d'économie nette une fois l'abonnement Essentiel déduit — sans compter le gain de conformité.
Hypothèses : 9 min de traitement administratif par pesée (ressaisie, BL, facturation, BSD, litiges et erreurs amortis) + 12 h/mois de tâches fixes (registres, déclarations, préparation des contrôles), à 26 €/h chargé. Économie calculée sur 60 % de ce temps seulement, abonnement déduit. Estimation indicative.
Okapia OS s'intègre à tout votre écosystème
Un seul logiciel, branché sur les plateformes réglementaires, vos outils terrain et vos partenaires. Aucun outil tiers à ressaisir.
Trackdéchets
Télédéclaration BSD
Facturation électronique
Factur-X & e-reporting
App mobile
Chauffeur & agent terrain
Pont-bascule
Intégration directe pesée
Portail client
Suivi en temps réel
Portail transporteur
Tournées & collectes
Déclarations ADEME
Tableaux & rapports réglementaires
Éco-organismes
Valobat, Valdelia, Ecologic…
Et bien d'autres connecteurs selon votre secteur. Demandez une démo personnalisée →
Une vraie plateforme, pas juste des modules
Les briques transverses qu'attend une plateforme de conformité moderne — alertes, multi-organisation, connecteurs, signature — mais branchées sur toute la chaîne réglementaire du déchet et du recyclage.
Alertes & notifications paramétrables
Échéances réglementaires, non-conformités, seuils de stock, contrôles d'équipement : le logiciel vous alerte avant que ça ne devienne un problème.
On va plus loin — Rappels J-90 / J-30 / J-7, badges d'action dans l'interface et notifications push sur le mobile des agents de terrain.
Support & assistance intégrés
L'aide est dans l'outil : guides pas-à-pas, aide contextuelle sur chaque écran et ouverture de tickets sans quitter votre travail.
On va plus loin — Visite guidée interactive à la prise en main et accompagnement par des gens qui connaissent le terrain.
Multi-organisation
Gérez plusieurs entités, sites ou filiales depuis une seule plateforme, avec des données cloisonnées et des accès par profil.
On va plus loin — Consolidation multi-sites pour le pilotage, cloisonnement natif du stock, des capacités ICPE et des seuils par établissement.
Connecteurs & API
Okapia OS se connecte à vos autres logiciels et surtout aux plateformes réglementaires : Trackdéchets, RNDTS, votre pont-bascule.
On va plus loin — Là où d'autres se branchent à un SIRH, nous nous branchons à la conformité : BSD dématérialisés, registre national, webhooks.
Signature électronique
Signez et faites signer vos documents et processus dans l'outil : BSD, bons, attestations, documents QHSE.
On va plus loin — Chaque signature est consignée dans un registre horodaté et inaltérable — opposable en cas de contrôle.
Ce que ça vous apporte
Conformité maîtrisée
Vos registres tenus et vos déclarations préparées, prêts pour un contrôle.
Gain de temps
La donnée saisie une fois se diffuse partout — fini les ressaisies.
Pilotage en temps réel
Des tableaux de bord fiables pour décider sur des chiffres, pas au jugé.
Réduction des risques
Anticipez les non-conformités et les incidents avant qu'ils n'arrivent.
Performance durable
Sécurisez vos opérations et valorisez vos équipes dans la durée.
Site pilote du projet« Nous utilisons l'ensemble des modules, du pont-bascule à la comptabilité, sur toutes les sociétés du groupe. Le temps passé sur l'administratif a fondu : la donnée est saisie une fois et se retrouve partout. Et la qualité de gestion a changé de niveau — les registres sont à jour en permanence, plus au moment du contrôle. »
Groupe Vilbert
Travaux publics · Hydrocurage · Transports · Recyclage — 5 sociétés
Le Groupe Vilbert est le site pilote sur lequel Okapia OS a été conçu et éprouvé en conditions réelles, sur l'ensemble de ses sociétés.
De votre réalité à votre logiciel, en 4 temps
On ne vous livre pas un logiciel : on installe l'outil qui colle à votre exploitation.
On écoute votre exploitation
Vos flux, vos sites, votre pont-bascule, vos contraintes réglementaires. On part de votre réalité, pas d'un modèle théorique.
On paramètre à votre image
Codes déchets, grilles tarifaires, modèles de documents, droits par profil, multi-sites. Okapia OS épouse votre organisation.
On forme vos équipes
Agent de bascule, exploitation, compta, chauffeurs : chacun est formé sur sa partie, simplement.
On reste à vos côtés
Support métier, évolutions, nouveaux modules. Le logiciel grandit avec vous.
Un logiciel français, des données en France
Okapia OS est conçu et développé en France, et héberge vos données en France. Souveraineté, sécurité et intégrité dans la durée — de bout en bout.
Conçu en France
Okapia OS est un logiciel 100 % français, développé et maintenu en France.
Données hébergées en France
Stockées chez un hébergeur français : elles ne quittent pas le territoire.
Hébergement souverain & sécurisé
Données stockées en France pour vous permettre de répondre aux exigences du RGPD.
Archivage & immuabilité
Factures, BSD, registres archivés selon vos obligations légales et conservés de façon inaltérable.
Une offre pour chaque taille
Trois offres selon votre nombre de sites, avec des utilisateurs illimitéspartout. Tous les modules inclus, l'import facilité des données de votre ancien logiciel et un forfait de formation à la mise en place compris.
- Utilisateurs illimités
- Tous les modules inclus
- Import facilité de l'ancien logiciel
- Démo · sans engagement
Essentiel
1 site
340 € /mois
Exploitation
Jusqu'à 2 sites
480 € /mois
Réseau
Jusqu'à 4 sites
890 € /mois
Mono-Module
1 module au choix
60 € /mois
Ce que les exploitants nous demandent
Okapia OS se connecte-t-il à mon pont-bascule ?
Oui. Okapia OS dispose d'un agent de pesée qui se connecte à l'indicateur de votre pont-bascule pour récupérer le poids en direct, gérer la double pesée entrée/sortie et éditer le ticket sans aucune ressaisie.
Est-ce vraiment modulaire ? Je n'ai pas besoin de tout.
Oui, dans les deux sens. Si vous n'avez besoin que d'une seule brique (QHSE, DUERP, Trackdéchets, logistique de tournée…), l'offre Mono-Module à 60 €/mois suffit. Si vous voulez la solution complète, les offres Essentiel, Exploitation et Réseau incluent tous les modules — vous les activez au fil de votre croissance, sans surcoût par module.
Le logiciel gère-t-il la conformité réglementaire (BSD, ICPE, livre de police) ?
Oui, c'est l'un de ses points forts. Okapia OS émet et suit les bordereaux de suivi des déchets, tient le livre de police pour le négoce de métaux, surveille les seuils ICPE et prépare les déclarations aux éco-organismes (export SYDEREP).
Est-il prêt pour la facture électronique (Factur-X) ?
Oui. Okapia OS génère des factures au format Factur-X conforme à la réforme de la facturation électronique, gère la TVA et l'autoliquidation propres au secteur, et produit l'export FEC pour votre comptable.
Mes clients et mes chauffeurs ont-ils un accès ?
Oui, via trois portails dédiés : un portail client (pesées, documents, réservations), un portail agent de terrain (missions, pointage, incidents, sur mobile) et un portail transporteur (protocole de sécurité, pesées, documents).
Peut-on adapter Okapia OS à notre façon de travailler ?
C'est le principe même. Codes, grilles tarifaires, modèles de documents, droits, multi-sites : tout se paramètre. Éprouvé en exploitation réelle depuis 2021, l'outil évolue avec vos besoins.
Combien coûte Okapia OS ?
Trois offres selon votre nombre de sites, avec des utilisateurs illimités partout : Essentiel (1 site) à 340 €/mois HT, Exploitation (jusqu'à 2 sites) à 480 €/mois HT et Réseau (jusqu'à 4 sites) à 890 €/mois HT. Au-delà, sur mesure. Tout est compris : tous les modules, l'import facilité des données de votre ancien logiciel et un forfait de formation à la mise en place. 1 mois offert en abonnement annuel. Démo guidée sur demande et test d'un mois pour 1 utilisateur sur une plateforme dédiée, sans engagement.
Et s'il me manque une fonctionnalité ?
Okapia OS est modulaire et évolutif. S'il vous manque une fonction, sauf impossibilité technique, nous développons le module sur demande. L'outil s'adapte à votre métier, pas l'inverse.
Concrètement, qu'est-ce qu'on y gagne ?
En supprimant les ressaisies entre la pesée, la facturation, le registre et les déclarations, Okapia OS allège considérablement la charge administrative. Vos équipes passent moins de temps sur la paperasse et plus de temps sur le terrain et le pilotage.
Où sont stockées mes données ?
En France, chez un hébergeur souverain. Vos données ne quittent pas le territoire — un hébergement en France pour être conforme au RGPD. L'archivage répond à vos obligations légales et les registres réglementaires sont conservés de façon inaltérable, à valeur probante.