Vous nous confiez vos registres. Voici ce que nous en faisons.
Où sont vos données, qui peut y accéder, comment elles sont sauvegardées — et surtout comment vous les récupérez si vous décidez de partir.
Vos données restent en France
Hébergées sur des infrastructures situées en France, chez un hébergeur français, sous juridiction française. Elles ne sont ni transférées ni répliquées hors de l'Union européenne.
Chiffrement en transit et au repos
Toutes les communications passent en HTTPS/TLS. Les données et les documents stockés sont chiffrés au repos par l'infrastructure d'hébergement.
Une base de données par client
Votre entreprise dispose de sa propre base, isolée de celle des autres clients. Ce n'est pas un cloisonnement logique dans une base commune : c'est une séparation physique des données.
Des droits fins, jusqu'au module
Chaque collaborateur ne voit que les modules qui lui sont accordés, et l'accès est verrouillé côté serveur — pas seulement masqué dans le menu. Les données sensibles (santé, nationalité) sont réservées au référent RH.
Le socle technique
Pare-feu applicatif
Un WAF filtre les requêtes malveillantes et absorbe les attaques par déni de service avant qu'elles n'atteignent l'application.
Double sauvegarde géographique
Vos sauvegardes sont répliquées sur deux sites distincts. Un incident majeur sur l'un n'emporte jamais l'autre.
Secrets chiffrés en base
Vos identifiants d'intégration (jetons Trackdéchets, Chorus Pro…) sont chiffrés et cloisonnés : ils ne sont jamais partagés entre clients.
Surveillance 24/7
La disponibilité du service est supervisée en continu, avec alerte automatique en cas d'anomalie — de jour comme de nuit.
Vos données vous appartiennent. Même le jour où vous partez.
C'est la question qui bloque le plus de décisions, et celle sur laquelle beaucoup d'éditeurs restent flous. Notre réponse est simple : vous repartez avec tout, dans des formats que vous pouvez rouvrir ailleurs. Sans frais de sortie, sans rétention.
Ce que contient votre export
- Toutes vos données métier en formats ouverts (CSV, SQL)
- L'intégralité de vos documents PDF : factures, BSD, registres, attestations
- Vos exports comptables normalisés (FEC, conforme à l'article A47 A-1 du LPF)
- Le classement documentaire d'origine, dossier par dossier
Un registre qui ne peut plus être modifié — pas même par nous
Un registre réglementaire n'a de valeur que si personne ne peut le réécrire après coup. Les documents probants d'Okapia OS sont horodatés, scellés par une empreinte SHA-256 et archivés en écriture unique : une fois émis, ils sont figés. C'est cette contrainte technique qui les rend opposables face à un inspecteur, un expert-comptable ou un assureur.
Chaque document scellé porte son empreinte et sa date. Toute modification produirait une empreinte différente : l'altération serait immédiatement détectable.
Ce qui est archivé à valeur probante
- Registres réglementaires (déchets, livre de police, ICPE)
- Bordereaux de suivi de déchets (BSD) transmis
- Factures émises et pièces justificatives des factures reçues
- Certificats de destruction VHU et attestations d'élimination
- Protocoles de sécurité et fiches de données de sécurité signés
- Relevés d'heures, tachygraphe et registres du personnel
Un journal des accès enregistre par ailleurs qui a consulté ou téléchargé quel document depuis les portails client, agent et transporteur — une preuve de mise à disposition, alimentée par l'usage.
Sauvegarde, continuité et engagements de service
Ce que nous garantissons, et à quels horaires quelqu'un vous répond réellement.
Sauvegarde quotidienne
Vos données sont sauvegardées automatiquement chaque jour, avec test de restauration périodique — parce qu'une sauvegarde qu'on n'a jamais restaurée n'est pas une sauvegarde.
Support technique
Service technique joignable du lundi au samedi, 7 h – 20 h, avec une astreinte de nuit sur demande — parce que certaines exploitations tournent tard.
Un référent attribué
Vous avez un référent client attribué : un interlocuteur qui connaît votre installation, vos filières et votre paramétrage. Pas un numéro de ticket anonyme.
Les questions qu'on nous pose avant de signer
Que se passe-t-il pour mes données si j'arrête l'abonnement ?
Vous récupérez l'intégralité de vos données et de vos documents avant la fermeture de l'accès, en formats ouverts et réutilisables. Vos registres réglementaires vous appartiennent : nous ne les retenons pas et nous ne facturons pas leur restitution.
Qui, chez l'éditeur, peut voir mes données ?
L'accès technique est limité aux personnes qui assurent la maintenance et le support, uniquement lorsque c'est nécessaire pour résoudre une demande de votre part. Aucune donnée n'est exploitée à d'autres fins, jamais revendue, jamais utilisée pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle.
L'assistant Okap'I.A envoie-t-il mes données à l'extérieur ?
Okap'I.A travaille sur vos données cloisonnées à votre entreprise, et son usage est encadré : activation à la demande, plafond de consommation, historique privé. Vos échanges ne servent pas à entraîner de modèle et ne sont pas partagés avec d'autres clients.
Puis-je prouver qu'un document n'a pas été modifié ?
Oui. Les documents à valeur probante sont horodatés et scellés par une empreinte SHA-256, puis archivés en écriture unique (WORM) : ils ne peuvent plus être modifiés ni supprimés, y compris par nous. C'est ce qui rend le registre opposable lors d'un contrôle.
Que se passe-t-il en cas d'incident majeur ?
Les sauvegardes quotidiennes permettent une remise en service à partir du dernier point de restauration. Nous vous informons de la nature de l'incident et du délai estimé, et votre référent client reste votre interlocuteur unique pendant toute la durée de l'événement.
Sur quelle base traitez-vous les données personnelles ?
En tant que sous-traitant au sens du RGPD, nous traitons vos données sur vos instructions et pour la seule exécution du service. Le détail des traitements, des durées de conservation et des sous-traitants figure dans notre politique de confidentialité.
Okapia OS facilite la gestion réglementaire de votre exploitation et sécurise vos données. Il ne constitue pas un conseil juridique et ne garantit pas la conformité de votre établissement — celle-ci relève de votre responsabilité d'exploitant. Pour le détail des traitements de données personnelles, consultez notre politique de confidentialité.