Vous nous confiez vos registres. Voici ce que nous en faisons.
Où sont vos données, qui peut y accéder, comment elles sont sauvegardées — et surtout comment vous les récupérez si vous décidez de partir.
Les données du logiciel hébergées dans l'Union européenne
Une double localisation européenne : la France et l'Allemagne. Les sauvegardes sont chiffrées (AES-256) et répliquées sur un second site européen. Certains de nos prestataires techniques sont des sociétés de droit américain qui opèrent leurs infrastructures dans l'Union européenne ; les garanties applicables (Data Privacy Framework, clauses contractuelles types) et la liste de nos prestataires figurent dans les documents contractuels remis à la souscription.
Chiffrement en transit et au repos
Toutes les communications passent en HTTPS/TLS. Les données et les documents stockés sont chiffrés au repos par l'infrastructure d'hébergement.
Une base de données dédiée par client
Votre entreprise dispose de sa propre base de données, distincte de celles des autres clients. Les accès sont cloisonnés et contrôlés côté serveur.
Des droits fins, jusqu'au module
Chaque collaborateur ne voit que les modules qui lui sont accordés, et l'accès est verrouillé côté serveur — pas seulement masqué dans le menu. Les données sensibles (santé, nationalité) sont réservées au référent RH.
Le socle technique
Pare-feu applicatif
Un WAF filtre les requêtes malveillantes et absorbe les attaques par déni de service avant qu'elles n'atteignent l'application.
Double sauvegarde géographique
Vos sauvegardes sont répliquées sur deux sites distincts : un incident sur l'un n'affecte pas l'autre copie.
Secrets chiffrés en base
Vos identifiants d'intégration (jetons Trackdéchets, Chorus Pro…) sont chiffrés et cloisonnés : ils ne sont jamais partagés entre clients.
Surveillance 24/7
La disponibilité du service est supervisée en continu, avec alerte automatique en cas d'anomalie — de jour comme de nuit.
Double authentification
La double authentification (application d'authentification et codes de secours) est obligatoire pour les administrateurs de votre entreprise.
Test de restauration réel, chaque semaine
Vos sauvegardes sont restaurées pour de vrai chaque semaine, afin de vérifier qu'elles sont exploitables.
Vos données vous appartiennent. Même le jour où vous partez.
C'est souvent la question qui bloque une décision. Voici notre réponse : vous repartez avec vos données, dans des formats que vous pouvez rouvrir ailleurs. Sans frais de sortie, sans rétention.
Ce que contient votre export
- Un export intégral de vos données en JSON, et les mêmes données en CSV (archive zip) et en SQL (schéma et données)
- Vos exports comptables normalisés : un FEC par exercice (au format prévu par le Livre des procédures fiscales)
- Tous vos fichiers du stockage et du coffre d'archivage inaltérable, PDF compris (factures, BSD, registres, attestations), avec un index qui relie chaque fichier à son chemin et à l'enregistrement concerné
- Un manifeste d'empreintes SHA-256 et un script de vérification pour contrôler l'intégrité de l'ensemble
Un registre scellé : toute modification est détectable
Un registre réglementaire n'a de valeur que si toute réécriture après coup se voit. Les documents probants d'Okapia OS sont horodatés, scellés par une empreinte SHA-256 et archivés en écriture unique : une fois émis, ils sont figés. Cette contrainte technique est conçue pour renforcer leur fiabilité face à un inspecteur, un expert-comptable ou un assureur.
Chaque document scellé porte son empreinte et sa date. Toute modification produirait une empreinte différente : l'altération serait détectable.
Ce qui est archivé, scellé et horodaté
- Registres réglementaires (déchets, livre de police, ICPE)
- Bordereaux de suivi de déchets (BSD) transmis
- Factures émises et pièces justificatives des factures reçues
- Certificats de destruction VHU et attestations d'élimination
- Protocoles de sécurité et fiches de données de sécurité signés
Un journal des accès enregistre par ailleurs qui a consulté ou téléchargé quel document depuis les portails client, agent, transporteur et fournisseur — une preuve de mise à disposition, alimentée par l'usage.
Sauvegarde, continuité et engagements de service
Nos engagements, et à quels horaires quelqu'un vous répond.
Sauvegarde quotidienne
Vos données sont sauvegardées automatiquement chaque jour, avec un test de restauration réel chaque semaine : une sauvegarde se vérifie en la restaurant.
Support technique
Réponse rapide, en général sous 24 h ouvrées. Support du lundi au samedi, 7 h – 20 h par demande écrite et depuis votre espace client, avec une astreinte de nuit sur demande — parce que certaines exploitations tournent tard. La ligne téléphonique répond du lundi au vendredi, 8 h – 19 h.
Un interlocuteur métier
Un interlocuteur métier pour chaque client : quelqu'un qui connaît votre installation, vos filières et votre paramétrage. Pas un numéro de ticket anonyme.
Les questions qu'on nous pose avant de signer
Que se passe-t-il pour mes données si j'arrête l'abonnement ?
Vous pouvez exporter vos données à tout moment, sans frais de sortie. À votre départ, Okapia OS vous remet un « dossier de départ » : un export intégral en JSON, les mêmes données en CSV (archive zip) et en SQL (schéma et données), un FEC par exercice, l'ensemble de vos fichiers du stockage et du coffre d'archivage inaltérable (PDF compris) avec un index reliant chaque fichier à son chemin et à l'enregistrement concerné, ainsi qu'un manifeste d'empreintes SHA-256 et un script pour en vérifier l'intégrité. Les modalités de fin de contrat sont fixées par les conditions contractuelles remises à la souscription. Vos registres réglementaires vous appartiennent : nous ne les retenons pas et nous ne facturons pas leur restitution.
Qui, chez l'éditeur, peut voir mes données ?
L'accès technique est limité aux personnes qui assurent la maintenance et le support, uniquement lorsque c'est nécessaire pour résoudre une demande de votre part. Vos données ne servent qu'à vous fournir le service : elles ne sont ni vendues, ni cédées, ni exploitées à d'autres fins, même sous forme agrégée ou anonymisée, et ne servent pas à entraîner des modèles d'intelligence artificielle.
L'assistant Okap'I.A envoie-t-il mes données à l'extérieur ?
Oui, vos requêtes sont traitées par un fournisseur de modèle d'IA. Okap'I.A s'appuie sur un modèle d'IA hébergé en France (OVHcloud) ; en cas d'indisponibilité, un fournisseur de secours prend le relais : Mistral AI (France) puis Anthropic (États-Unis). Seules les données utiles à votre question sont transmises ; les motifs d'absence liés à la santé ne le sont jamais. Les fournisseurs ne conservent les données que le temps de traiter la requête (accord de conservation zéro) et ne les utilisent pas pour entraîner leurs modèles. L'historique de vos conversations est privé et supprimé après 30 jours. Okap'I.A ne crée que des brouillons : l'émission reste une action humaine. Okap'I.A est un assistant d'intelligence artificielle : ses réponses peuvent être inexactes et doivent être vérifiées. Il ne constitue pas un conseil juridique.
Puis-je prouver qu'un document n'a pas été modifié ?
Oui : toute modification serait détectable. Les documents probants sont horodatés et scellés par une empreinte SHA-256, puis archivés en écriture unique (WORM). Ces mesures sont conçues pour renforcer la fiabilité du registre lors d'un contrôle.
Que se passe-t-il en cas d'incident majeur ?
Les sauvegardes quotidiennes permettent une remise en service à partir du dernier point de restauration. Nous vous informons de la nature de l'incident et du délai estimé, et votre interlocuteur reste le même pendant toute la durée de l'événement. En cas de violation de données vous concernant, nous vous prévenons dans un délai de 48 heures après en avoir eu connaissance.
Sur quelle base traitez-vous les données personnelles ?
En tant que sous-traitant au sens du RGPD, nous traitons vos données sur vos instructions et pour la seule exécution du service. Le détail des traitements, des durées de conservation et des sous-traitants ultérieurs figure dans l'accord de sous-traitance remis à la souscription. Notre politique de confidentialité couvre les données personnelles collectées via ce site.
Okapia OS facilite la gestion réglementaire de votre exploitation. Il ne constitue pas un conseil juridique et ne garantit pas la conformité de votre établissement — celle-ci relève de votre responsabilité d'exploitant. Pour le détail des traitements de données personnelles, consultez notre politique de confidentialité.