Conditions Générales d'Utilisation — Okapia OS

Okapia OS est un logiciel en ligne édité par LEO LIBRA, société par actions simplifiée unipersonnelle au capital de 25 000 €, immatriculée au RCS de Beauvais sous le numéro 947 746 830, dont le siège est situé 18 rue Principale, 60360 Viefvillers (« l'Éditeur »). Contact : contact@okapia-os.com.

Article 1 — À qui s'appliquent ces conditions

1.1 Les présentes conditions générales d'utilisation (« CGU ») s'appliquent à toute personne qui se connecte à Okapia OS (« vous »), quelle que soit la façon dont elle y accède :

• les salariés, intérimaires et dirigeants d'une entreprise cliente de l'Éditeur (« le Client ») ;
• les agents de terrain et les chauffeurs qui utilisent le portail agent ;
• les clients du Client qui consultent leurs documents sur le portail client ;
• les transporteurs et sous-traitants du Client qui utilisent le portail transporteur.

1.2 Votre accès est ouvert par le Client. Le contrat commercial qui lie le Client à l'Éditeur est régi par les conditions générales de vente (« CGV »). Les CGU fixent seulement les règles d'utilisation qui s'appliquent à vous.

1.3 Si vous accédez à Okapia OS à titre personnel, en dehors de toute activité professionnelle (par exemple, pour consulter les documents d'une vidange effectuée à votre domicile), vous êtes un consommateur. Aucune stipulation des CGU ne limite alors les droits que la loi vous accorde.

Article 2 — Mots utilisés

• Service : le logiciel Okapia OS et ses portails.
• Identifiant de connexion : l'identifiant qui vous est attribué pour vous connecter. Il peut être généré par le Service (par exemple « portail.CODE@… ») et ne correspond pas nécessairement à une adresse e-mail valide : il ne sert qu'à vous connecter.
• Administrateur : la personne désignée par le Client pour créer les accès et gérer les droits.
• Documents : les bons de pesée, bordereaux, factures, attestations et autres documents disponibles dans le Service.

Article 3 — Acceptation des CGU

3.1 Lors de votre première connexion, les CGU vous sont présentées. Vous devez les accepter pour accéder au Service. Si vous les refusez, vous ne pouvez pas l'utiliser.

3.2 Le Service enregistre votre acceptation, avec la date, l'heure et le numéro de la version acceptée. Cet enregistrement sert de preuve de votre acceptation.

3.3 En cas de nouvelle version, elle vous est présentée lors de votre connexion suivante. Vous devez l'accepter pour continuer à utiliser le Service.

Article 4 — Votre accès et vos identifiants

4.1 Votre accès est nominatif : il est réservé à vous seul. Vous ne partagez jamais votre identifiant ni votre mot de passe, même avec un collègue.

4.2 Vous gardez votre mot de passe secret. Vous utilisez l'authentification renforcée (code supplémentaire) lorsqu'elle est demandée.

4.3 Si vous pensez que quelqu'un a utilisé votre accès, ou si vous avez perdu votre terminal, prévenez immédiatement l'Administrateur du Client, ou l'Éditeur à contact@okapia-os.com.

4.4 L'Administrateur du Client crée, modifie et supprime les accès. Il décide des documents et des fonctions auxquels vous avez accès.

Article 5 — Ce que vous voyez dans le Service

5.1 Vous n'accédez qu'aux données et aux Documents que le Client met à votre disposition, selon les droits qu'il vous a attribués.

5.2 Si vous êtes client ou transporteur du Client, vous accédez seulement aux Documents qui vous concernent. Vous ne voyez jamais les données d'autres clients ou transporteurs.

5.3 Le contenu des Documents relève du Client, qui les établit. Pour toute question sur leur contenu (poids, prix, quantités, traitement des déchets), adressez-vous au Client.

Article 6 — Ce qui est interdit

Il est interdit :

• de contourner ou de tenter de contourner les mécanismes de connexion ou de droits d'accès ;
• de tester la sécurité du Service sans autorisation écrite préalable de l'Éditeur ;
• d'introduire un virus ou un programme malveillant ;
• d'utiliser des robots ou des programmes automatiques pour accéder au Service de façon abusive ;
• de vous faire passer pour un autre utilisateur ;
• de chercher à accéder aux données d'un autre client ou d'un autre utilisateur ;
• de créer, signer ou valider un bordereau, un registre, un ticket de pesée ou tout autre document réglementaire faux ou inexact ;
• de supprimer ou de modifier les informations de traçabilité (dates, auteurs, empreintes, historiques) ;
• d'utiliser le Service à des fins illicites ou sans rapport avec l'activité pour laquelle l'accès a été ouvert.

Toute violation peut entraîner la suspension immédiate de votre accès. Elle peut aussi engager votre responsabilité et celle du Client.

Article 7 — Signature sur tablette ou téléphone

7.1 Le Service permet de signer certains documents sur un terminal (bons de mission, bordereaux, documents de chantier). Cette signature est une signature électronique : elle vous engage comme une signature ordinaire. Ne signez que ce que vous avez vérifié.

7.2 Signez vous-même. Ne laissez personne signer à votre place et ne signez pas à la place d'une autre personne.

7.3 Lorsqu'un code de signature Trackdéchets est demandé, il est saisi directement par son titulaire. Ce code n'est jamais enregistré par le Service.

7.4 Si la signature sur terminal est impossible, le document papier signé est photographié puis régularisé dans le Service.

Article 8 — Pesées saisies à la main

Lorsque vous saisissez un poids à la main (pont-bascule non raccordé ou hors réseau) :

• vous saisissez exactement le poids indiqué par le ticket de l'instrument de pesage ;
• vous joignez obligatoirement une photographie lisible de ce ticket.

Sans photographie, la pesée reste « à régulariser » et aucun document définitif n'est émis. Une pesée enregistrée ne peut pas être modifiée : toute correction passe par une rectification tracée.

Article 9 — L'assistant Okap'I.A

9.1 Si le Client a activé l'option, vous pouvez échanger avec Okap'I.A, un assistant d'intelligence artificielle. Ses réponses sont produites automatiquement et peuvent être inexactes ou incomplètes. Vérifiez-les toujours avant de les utiliser.

9.2 Okap'I.A peut seulement préparer des brouillons de devis ou de factures. Il ne peut jamais émettre, envoyer ou signer un document : cette décision vous appartient.

9.3 N'utilisez pas Okap'I.A pour prendre ou préparer des décisions concernant des salariés (recrutement, évaluation, sanction, rémunération).

9.4 Ne lui communiquez que les informations utiles à votre question. Vos conversations sont conservées 24 heures, puis supprimées.

Article 10 — Vos données personnelles

10.1 Qui est responsable ? Les données vous concernant enregistrées dans le Service (identité, coordonnées, pointages et position enregistrée au moment du pointage, signatures, documents) sont traitées sous la responsabilité du Client :

• votre employeur, si vous êtes salarié ou intérimaire ;
• votre fournisseur ou votre donneur d'ordre, si vous êtes client ou transporteur.

L'Éditeur les traite pour son compte, en qualité de sous-traitant.

10.2 Qui contacter ? Pour toute information sur ces traitements ou pour exercer vos droits (accès, rectification, opposition, effacement, limitation, portabilité), adressez-vous au Client, dont la politique de confidentialité vous informe de ses propres traitements. Vous pouvez aussi saisir la CNIL (www.cnil.fr).

10.3 Données traitées par l'Éditeur pour son propre compte. L'Éditeur est responsable des journaux de connexion et de sécurité, nécessaires pour protéger le Service. Ces traitements sont décrits dans sa politique de confidentialité, sur okapia-os.com. Pour ces données, contactez contact@okapia-os.com.

10.4 Où sont vos données ? Elles sont hébergées en France et en Allemagne, dans l'Union européenne.

Article 11 — Propriété intellectuelle

Le Service, son code, ses interfaces et ses marques appartiennent à LEO LIBRA. Vous pouvez l'utiliser uniquement pour les besoins de l'activité pour laquelle votre accès a été ouvert. Il est interdit de le copier, de le revendre ou d'en extraire le code, sauf dans les cas autorisés par la loi.

Article 12 — Disponibilité du Service

L'Éditeur s'efforce de maintenir le Service disponible en permanence. Des opérations de maintenance peuvent l'interrompre. Elles sont annoncées au moins quarante-huit heures à l'avance, sauf urgence de sécurité.

Article 13 — Suspension et fin de votre accès

13.1 Votre accès peut être suspendu ou supprimé :

• par l'Administrateur du Client, à tout moment ;
• par l'Éditeur, en cas de manquement aux CGU ou de menace pour la sécurité du Service, dans la mesure nécessaire.

13.2 Votre accès prend fin automatiquement lorsque le contrat entre le Client et l'Éditeur prend fin.

Article 14 — Responsabilité

14.1 Vous êtes responsable de l'usage que vous faites de votre accès et des informations que vous saisissez.

14.2 L'Éditeur répond des dommages causés par sa faute dans les conditions prévues par la loi. Il ne répond pas du contenu des Documents établis par le Client.

14.3 Si vous êtes un consommateur, les présentes CGU ne limitent pas les droits que vous tenez de la loi.

Article 15 — Modification des CGU

L'Éditeur peut modifier les CGU. La nouvelle version vous est présentée lors de votre connexion suivante (article 3.3). Si vous la refusez, vous ne pouvez plus utiliser le Service. Les versions antérieures restent consultables sur okapia-os.com.

Article 16 — Droit applicable et litiges

16.1 Les CGU sont soumises au droit français.

16.2 En cas de difficulté, contactez d'abord l'Éditeur à contact@okapia-os.com pour rechercher une solution amiable.

16.3 Si vous êtes un consommateur, vous pouvez également recourir à tout mode alternatif de règlement des différends ou saisir la juridiction compétente.

16.4 À défaut d'accord, le litige est porté devant la juridiction compétente selon les règles de droit commun.

Article 17 — Contact

LEO LIBRA — 18 rue Principale, 60360 Viefvillers — contact@okapia-os.com — 06 77 58 20 20.