En bref
- Obligatoire dès le premier salarié (art. L.1221-13 du Code du travail).
- Mentions par salarié, dans l'ordre des embauches : identité, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée/sortie.
- Mentions spécifiques : apprentis, stagiaires, intérimaires, travailleurs étrangers.
- Conservation 5 ans après le départ du salarié ; à disposition de l'inspection du travail et du CSE.
- Absence/irrégularité = amende par salarié concerné. Tenue possible sur support numérique.
Discret mais redouté en cas de contrôle, le registre unique du personnelest l'un des premiers documents demandés par l'inspection du travail. Dans les métiers du déchet et du recyclage, où se croisent CDI, saisonniers, apprentis et intérimaires, le tenir à jour et sans faille n'est pas si simple. Voici l'essentiel.
Qui est concerné, et sur quelle base ?
L'obligation découle de l'article L.1221-13 du Code du travail: tout établissement employant des salariés doit tenir un registre unique du personnel. Elle s'applique dès le premier salarié, sans seuil d'effectif. Le registre est établi par établissement(et non uniquement au niveau de l'entreprise), ce qui concerne directement les exploitants multi-sites.
Les mentions obligatoires
Les salariés y sont inscrits dans l'ordre des embauches. Pour chacun :
| Mention | Détail |
|---|---|
| Identité | Nom, prénoms |
| État civil | Nationalité, date de naissance, sexe |
| Poste | Emploi et qualification |
| Contrat | Type de contrat ; dates d'entrée et de sortie |
| Mentions spécifiques | Apprenti / contrat pro, stagiaire (partie distincte), intérimaire, travailleur étranger (titre de travail) |
Les stagiaires font l'objet d'une partie spécifique du registre (ordre d'arrivée, nom du stagiaire, dates de début et de fin, nom du tuteur, établissement d'enseignement) et ne sont pas comptabilisés dans l'effectif salarié.
Conservation et mise à disposition
Les mentions doivent être conservées 5 ansà compter du départ du salarié. Le registre est tenu à la disposition de l'inspection du travail et des membres de la délégation du personnel (CSE), et doit pouvoir être présenté immédiatement.
Papier ou numérique ?
Le registre peut être tenu sur support papier ou numérique. La version dématérialisée est autorisée dès lors qu'elle garantit la conservation, l'intégrité et l'accessibilité des données. C'est là qu'un logiciel RH métier apporte une vraie sécurité : l'ordre chronologique est automatique, la complétude des mentions est contrôlée, et l'export est immédiat.
Sanctions
L'absence de registre, son caractère incomplet ou sa non-présentation constitue une infraction sanctionnée par une amende, appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés. L'enjeu dépasse la seule amende : un registre défaillant fragilise l'entreprise lors d'un contrôle URSSAF ou d'un litige prud'homal.
Tenir un registre sans faille avec un logiciel
Le module RH : registre, compétences & accueil d'Okapia OS tient le registre unique à jour : mentions obligatoires, partie stagiaires distincte, contrôle de complétude (dossiers incomplets signalés), export PDF opposableet cloisonnement RGPD des données sensibles (nationalité, adresse, aptitude médicale réservées au référent RH/santé). Il s'articule avec le suivi des CACES et habilitations et le module QHSE.
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Questions fréquentes
Le registre du personnel est-il obligatoire pour une petite entreprise ?
Oui, dès le premier salarié, sans seuil d'effectif (art. L.1221-13).
Quelles informations doit-il contenir ?
Identité, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, type de contrat et dates d'entrée/sortie, plus les mentions spécifiques (apprentis, stagiaires, intérimaires, travailleurs étrangers).
Combien de temps le conserver ?
5 ans après le départ du salarié.
Peut-on le tenir sur ordinateur ?
Oui, sous forme numérique, à condition d'en garantir l'intégrité, la conservation et la présentation immédiate lors d'un contrôle.
Sources
- Code du travail, art. L.1221-13 à L.1221-15 (registre unique du personnel) — Légifrance
- Code du travail, art. D.1221-23 à D.1221-27 (mentions et conservation) — Légifrance
- Service-Public.fr — Registre unique du personnel — entreprendre.service-public.fr
Note éditoriale : Cet article est fourni à titre informatif. La réglementation évolue — vérifiez auprès des sources officielles ou d'un conseil juridique avant toute décision.