Conditions Générales de Vente — Okapia OS

Éditeur : LEO LIBRA, société par actions simplifiée unipersonnelle au capital de 25 000 €, immatriculée au RCS de Beauvais sous le numéro 947 746 830, dont le siège est situé 18 rue Principale, 60360 Viefvillers. N° de TVA intracommunautaire : FR73947746830. Contact : contact@okapia-os.com — 06 77 58 20 20.

Article 1 — Objet, champ d'application et documents contractuels

1.1 Objet. Les présentes conditions générales de vente (« CGV ») fixent les conditions dans lesquelles LEO LIBRA (« l'Éditeur ») fournit au Client un accès au logiciel Okapia OS en ligne (mode SaaS), ainsi que les options et prestations associées.

1.2 Clients concernés. Les CGV s'appliquent aux professionnels qui souscrivent pour les besoins de leur activité. Elles ne s'appliquent pas aux consommateurs. Les règles protectrices applicables à certaines petites entreprises lorsque le contrat est conclu hors établissement figurent à l'article 4.

1.3 Offres négociées et personnes publiques. Les offres Sur mesure, les grands comptes et les groupes multi-sites peuvent faire l'objet d'un « Contrat de services Okapia OS » signé par les parties. Ce contrat prévaut sur les CGV, qui ne s'appliquent que dans la mesure où il y renvoie. Les personnes publiques et les organismes soumis au code de la commande publique relèvent d'un contrat spécifique : les CGV ne leur sont pas opposables.

1.4 Documents contractuels et ordre de priorité. Le contrat est formé des documents suivants, par ordre de priorité décroissante :

1. le Bon de commande et ses éventuelles conditions particulières ;
2. les présentes CGV ;
3. leurs annexes :
   • Annexe 1 « Offres et niveaux de support » ;
   • Annexe 2 « Annexe financière » ;
   • Annexe 3 « Accord de sous-traitance des données personnelles » ;
   • Annexe 4 « Mandat de transmission » ;
   • Annexe 5 « Formulaire de rétractation » ;
   • Annexe 6 « Services tiers et plateformes publiques » ;
   • Annexe 7 « Aide à la conformité : règles propres à chaque module » ;
4. les conditions générales d'utilisation (« CGU ») ;
5. la documentation en ligne du Service.

En cas de contradiction, le document de rang supérieur prévaut. Toutefois, l'Annexe 3 prévaut sur toute autre stipulation pour ce qui concerne les données personnelles.

1.5 Conditions générales du Client. Les conditions générales d'achat du Client ne s'appliquent que si l'Éditeur les a expressément acceptées par écrit. À défaut, les clauses incompatibles des deux documents sont sans effet (article 1119 du Code civil).

1.6 Version applicable. La version des CGV applicable est celle en vigueur à la date du Bon de commande, sous réserve de l'article 33. Les versions antérieures restent consultables sur le site okapia-os.com.

1.7 Langue. Le contrat est rédigé en français. Seule la version française fait foi. Le Service est fourni en langue française.

Article 2 — Définitions

Dans les CGV, les termes suivants ont le sens indiqué ci-dessous, au singulier comme au pluriel.

• Administrateur : Utilisateur désigné par le Client pour gérer les comptes, les droits d'accès et le paramétrage.
• Archive inaltérable : copie d'un Document probant scellée par empreinte numérique (SHA-256), horodatée et conservée dans un stockage qui empêche toute modification ou suppression pendant sa durée de rétention, y compris par l'Éditeur.
• Bon de commande : document qui formalise la souscription : contrat d'abonnement (conditions particulières), formulaire en ligne, devis signé ou bon de commande. Il précise l'Offre, les Sites, les Filières métier, les options et, le cas échéant, les conditions particulières.
• Contenus réglementaires : nomenclatures, codes déchets, rubriques ICPE, seuils, codes de traitement, modèles de documents et de formulaires, taux et barèmes intégrés au Service pour aider le Client.
• Date de mise en service : date à laquelle l'Éditeur notifie par e-mail à l'Administrateur l'ouverture des accès.
• Démonstration : présentation du Service sur une base partagée contenant des données fictives, depuis laquelle aucun envoi n'est possible.
• Document probant : document émis ou enregistré par le Service que le Client doit conserver au titre d'une obligation légale. Il s'agit notamment des factures, avoirs, devis émis, registres, bordereaux, lettres de voiture électroniques (eCMR), tickets de pesée et rectifications.
• Données Client : données saisies, importées, transmises ou générées par le Client et ses Utilisateurs dans le Service, y compris les données personnelles dont le Client est responsable.
• Données de service : données techniques produites par le fonctionnement du Service (journaux de connexion et de sécurité, mesures de consommation, traces d'erreurs). L'Éditeur les utilise pour exploiter, sécuriser et facturer le Service.
• Données exportables : Données Client et Documents probants que le Client peut récupérer dans les formats listés à l'article 25.
• Espace d'administration : partie du Service réservée aux Administrateurs.
• Filière métier : domaine d'activité doté de règles de traçabilité, de registres ou d'obligations déclaratives propres. Exemples : métaux et livre de police, DEEE, VHU, déchets du BTP, déchets dangereux, carrières et granulats.
• Identifiant de connexion : identifiant attribué à chaque Utilisateur pour se connecter. Il peut être généré par le Service et ne pas correspondre à une adresse e-mail valide.
• Incident de sécurité : violation de la sécurité qui entraîne, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de Données Client ou un accès non autorisé à celles-ci.
• Module : ensemble fonctionnel du Service identifié comme tel dans la documentation. Exemples : pesées, bordereaux, facturation, QHSE, DUERP, tournées.
• Mono-Module : Offre donnant accès à un seul Module, pour un seul Site.
• Offre : formule d'abonnement choisie par le Client (Mono-Module, Essentiel, Exploitation, Réseau ou Sur mesure), décrite à l'Annexe 1.
• Okap'I.A : assistant d'intelligence artificielle intégré au Service, proposé en option (article 14).
• Opérateur de dématérialisation : prestataire qui produit et transmet des factures électroniques pour le compte d'une entreprise vers une Plateforme Agréée, sans être lui-même Plateforme Agréée.
• Période de test : accès limité au Service, sur une plateforme dédiée, à des fins d'évaluation (article 5).
• Plateforme Agréée : plateforme immatriculée par l'administration fiscale pour émettre, recevoir et transmettre les factures électroniques et les données de transaction.
• Plateformes publiques : services numériques de l'État ou de l'Union européenne auxquels le Service se connecte. Il s'agit notamment de Trackdéchets et du registre national des déchets, de Chorus Pro, de VIES, de l'annuaire des entreprises et de Géorisques.
• Portails : espaces d'accès limités du Service destinés aux agents de terrain, aux clients du Client et à ses transporteurs.
• Prestations complémentaires : prestations non comprises dans l'abonnement (article 15.6 et Annexe 2).
• Service : accès en ligne au logiciel Okapia OS selon l'Offre souscrite. Il comprend l'hébergement, la maintenance, les mises à jour, les sauvegardes et, sauf pour le Mono-Module, le support et la formation prévus à l'Annexe 1.
• Site : établissement, installation ou plateforme d'exploitation du Client déclaré au Bon de commande et disposant de son propre paramétrage dans le Service.
• Sous-traitant ultérieur : prestataire auquel l'Éditeur confie tout ou partie d'un traitement de données personnelles réalisé pour le Client (Annexe 3).
• Token : unité de mesure des textes traités par les modèles d'intelligence artificielle. Elle sert de base à la facturation d'Okap'I.A.
• Utilisateur : personne physique autorisée par le Client à accéder au Service au moyen d'un accès nominatif.
• Utilisateur tiers : Utilisateur qui n'est ni salarié ni intérimaire du Client (client du Client, transporteur, sous-traitant) et qui accède au Service par un Portail.

Article 3 — Commande et entrée en vigueur

3.1 Commande. La commande est passée par la signature, manuscrite ou électronique, d'un Bon de commande, ou par la validation du formulaire de souscription en ligne. Dans les deux cas, le Client accepte expressément les CGV et leurs annexes au moyen d'une case à cocher ou d'une mention signée.

3.2 Pouvoir du signataire. Le signataire déclare disposer du pouvoir d'engager le Client. S'il ne dispose pas de ce pouvoir, le Client reste engagé lorsque l'Éditeur a pu légitimement croire à la réalité de ce pouvoir, ou lorsque le Client ratifie la commande (article 1156 du Code civil).

3.3 Entrée en vigueur. Le contrat entre en vigueur à la date de la commande. L'abonnement court et est facturé à compter de la Date de mise en service.

3.4 Déclarations du Client. Lors de la commande, le Client déclare exactement :

• son numéro SIREN ;
• son effectif salarié ;
• ses Sites et ses Filières métier ;
• sa qualité de professionnel agissant pour les besoins de son activité.

Il informe l'Éditeur de toute modification de ces éléments.

3.5 Un abonnement par société. Un abonnement bénéficie à une seule personne morale, identifiée par son numéro SIREN. Chaque société d'un même groupe souscrit son propre abonnement. Le Client ne peut pas utiliser le Service pour gérer l'activité d'une autre société, même liée à lui.

Article 4 — Contrat conclu hors établissement avec une petite entreprise

4.1 Champ d'application. Le présent article s'applique lorsque les trois conditions suivantes sont réunies (article L. 221-3 du Code de la consommation) :

1. le contrat est conclu hors établissement, c'est-à-dire en présence physique simultanée des parties, dans un lieu où l'Éditeur n'exerce pas son activité en permanence ou de manière habituelle ;
2. l'objet du contrat n'entre pas dans le champ de l'activité principale du Client ;
3. le Client emploie cinq salariés au plus.

4.2 Information préalable. Avant la signature, l'Éditeur remet au Client, sur papier ou sur un autre support durable :

• les CGV et leurs annexes ;
• le Bon de commande complété ;
• le formulaire de rétractation (Annexe 5).

Il lui remet ensuite un exemplaire du contrat signé.

4.3 Droit de rétractation. Le Client dispose d'un délai de quatorze jours à compter de la conclusion du contrat pour se rétracter, sans avoir à se justifier. Il peut utiliser le formulaire de l'Annexe 5 ou toute autre déclaration dénuée d'ambiguïté, adressée par e-mail à contact@okapia-os.com ou par lettre recommandée.

4.4 Aucun paiement pendant sept jours. L'Éditeur ne reçoit aucun paiement avant l'expiration d'un délai de sept jours à compter de la conclusion du contrat (article L. 221-10 du Code de la consommation).

4.5 Mise en service pendant le délai de rétractation. Si le Client souhaite accéder au Service avant la fin du délai de rétractation, il en fait la demande expresse, sur papier ou sur un autre support durable. S'il se rétracte ensuite, il paie uniquement le montant correspondant au Service fourni jusqu'à sa rétractation, calculé au prorata.

4.6 Remboursement. En cas de rétractation, l'Éditeur rembourse les sommes perçues, déduction faite du montant prévu à l'article 4.5, dans un délai de quatorze jours à compter de la réception de la rétractation.

4.7 Période de test. La Période de test ne constitue pas le contrat d'abonnement. Le délai de rétractation court à compter de la signature du Bon de commande.

Article 5 — Démonstration et période de test

5.1 Démonstration. La Démonstration est réalisée sur une base de démonstration partagée contenant des données fictives. Aucun envoi n'est possible depuis cette base. Elle n'engage aucune des parties.

5.2 Période de test.

• Contenu : l'Éditeur peut proposer une Période de test d'un mois, pour un Utilisateur, sur une plateforme dédiée au Client, sans engagement et sans contrepartie financière.
• Conditions d'accès : l'ouverture de la Période de test est subordonnée à l'acceptation en ligne des CGU et de l'accord de sous-traitance des données personnelles (Annexe 3). Cet accord s'applique aux données saisies pendant le test.
• Limites : pendant la Période de test, aucun e-mail n'est envoyé à des tiers et aucune transmission n'est effectuée en production vers les Plateformes publiques ou une Plateforme Agréée. L'option Okap'I.A n'est pas disponible.
• Absence de garantie : le Service est fourni en l'état, sans engagement de disponibilité ni de support.

5.3 Fin de la Période de test. À la fin de la Période de test, l'accès est suspendu automatiquement.

• Si le Client souscrit une Offre dans les quinze jours, les données saisies pendant le test sont reprises à sa demande.
• À défaut, elles sont supprimées définitivement à l'expiration de ce délai de quinze jours.

Article 6 — Service et Offres

6.1 Contenu du Service. Selon l'Offre souscrite (Annexe 1), le Service comprend :

• l'accès aux Modules, pour un nombre illimité d'Utilisateurs disposant chacun d'un accès nominatif ;
• l'hébergement ;
• la maintenance corrective et évolutive, ainsi que les mises à jour ;
• les sauvegardes ;
• le support et la formation, sauf pour le Mono-Module ;
• un import facilité des données de l'ancien logiciel du Client, pour les Offres Essentiel, Exploitation, Réseau et Sur mesure.

L'import est réalisé avec les outils de reprise de l'Éditeur, dans le périmètre convenu par écrit à la mise en service, à partir des fichiers d'export fournis par le Client. Le Client répond de l'exactitude, de l'exhaustivité et de la lisibilité de ces fichiers. L'import s'effectue dans la limite des spécificités de l'ancien logiciel. Il est conditionné :

• aux possibilités d'export de ce logiciel ;
• à la coopération de son éditeur, lorsqu'elle est nécessaire ;
• à la compatibilité des données avec Okapia OS.

L'Éditeur ne garantit pas la reprise de données dont le format ou la structure ne permet pas un traitement automatisé, ni celle que l'éditeur de l'ancien logiciel rend impossible.

6.2 Mono-Module.

• Modules éligibles : tout Module peut être souscrit en Mono-Module.
• Périmètre : l'Offre couvre un seul Site. Les Filières métier incluses sont celles du Module choisi.
• Ce qui n'est pas inclus : aucun support d'assistance à l'utilisation et aucune formation.
• Ce qui reste inclus : le Client peut toujours signaler une anomalie (article 7.4). Il bénéficie de la maintenance corrective, des mises à jour et des sauvegardes. Il peut commander des heures de formation au tarif de l'Annexe 2.
• Passage à une offre complète : le Client peut passer à une Offre complète à tout moment, sans perte de données. Le nouveau prix s'applique au prorata à compter de la date de changement.

6.3 Périmètre et dépassement. Le Client utilise le Service dans la limite des Sites et des Filières métier de son Offre. En cas de dépassement :

1. l'Éditeur le notifie au Client et lui propose l'Offre adaptée ;
2. le Client dispose de trente jours pour régulariser, soit en passant à l'Offre adaptée, soit en revenant dans le périmètre ;
3. pendant ce délai, il peut aussi résilier sans frais ;
4. à défaut, l'Offre adaptée s'applique à l'expiration du délai.

6.4 Volume d'utilisation. Aucun seuil de volume n'est opposable au Client, sauf s'il est expressément stipulé au Bon de commande.

6.5 Évolution du Service.

• Principe : l'Éditeur fait évoluer le Service. Il informe le Client, au moins trente jours à l'avance, de toute évolution qui modifie significativement l'usage courant du Service.
• Fonctions réglementaires : l'Éditeur ne supprime ni ne dégrade une fonction qui permet au Client de remplir une obligation réglementaire (registre, bordereau, déclaration, facturation, archivage) sans l'en avoir informé au moins six mois à l'avance et sans lui proposer une solution d'export ou de remplacement.
• Droit de sortie : si une évolution dégrade substantiellement l'usage du Service par le Client, celui-ci peut résilier sans frais dans les conditions de l'article 24.5.

6.6 Changement d'Offre.

• Montée en gamme : le Client peut passer à une Offre supérieure à tout moment. Le nouveau prix s'applique au prorata à compter de la date du changement. Les données sont conservées.
• Descente en gamme : elle prend effet à la date anniversaire suivante, à condition que le Client ait ramené son utilisation dans le périmètre de la nouvelle Offre (Sites, Filières métier, Modules). Les heures de formation non utilisées ne sont pas remboursées.

6.7 Prérequis techniques. Le Client dispose :

• d'un navigateur récent ;
• d'une connexion internet ;
• des équipements décrits dans la documentation.

Les connecteurs (pont-bascule, fichiers de tachygraphe) fonctionnent selon la documentation. Le Client est responsable de ses équipements, de son réseau et de leur sécurité.

Article 7 — Support et maintenance

7.1 Canaux et horaires. Deux engagements distincts s'appliquent, selon l'Offre (Annexe 1) :

• Support écrit (Espace d'administration et e-mail à contact@okapia-os.com) : du lundi au samedi, de 7 h à 20 h ;
• Ligne téléphonique (06 77 58 20 20) : du lundi au vendredi, de 8 h à 19 h.

Ces horaires ne s'appliquent pas les jours fériés. L'Éditeur est responsable des traitements liés aux échanges de support.

7.2 Délais de prise en compte. Les délais indiqués à l'Annexe 1 sont des délais de prise en compte : ce sont les délais dans lesquels l'Éditeur accuse réception de la demande et commence son analyse. Ce ne sont pas des délais de résolution. Ils se décomptent pendant les horaires du support écrit.

7.3 Astreinte de nuit. Une astreinte en dehors de ces horaires peut être organisée à la demande du Client, sur devis.

7.4 Signalement d'anomalies et maintenance corrective. Tout Client, y compris en Mono-Module, peut signaler une anomalie par le support écrit. L'Éditeur corrige les anomalies dans un délai raisonnable au regard de leur gravité. Il traite en priorité celles qui empêchent l'utilisation du Service ou l'exécution d'une obligation réglementaire.

7.5 Maintenance planifiée. L'Éditeur annonce les interruptions planifiées au moins quarante-huit heures à l'avance, par e-mail ou dans le Service, sauf urgence de sécurité. Il les programme autant que possible en dehors des horaires du support écrit.

7.6 Absence d'engagement de disponibilité chiffré. L'Éditeur s'efforce de maintenir le Service disponible en permanence. Les CGV ne comportent aucun taux de disponibilité garanti ni aucun crédit de service. De tels engagements ne peuvent résulter que d'une annexe technique à un Contrat de services.

7.7 Accès de l'Éditeur aux Données Client.

• Principe : l'Éditeur n'accède aux Données Client pour le support qu'à la demande ou avec l'accord du Client, par des personnes habilitées. Chaque accès est tracé.
• Exception : en cas d'urgence de sécurité ou de maintenance, il peut y accéder sans accord préalable, dans la stricte mesure nécessaire. Il en informe alors le Client a posteriori.

Article 8 — Stockage et archivage inaltérable

8.1 Espace de stockage. Chaque Site dispose d'un espace de stockage de 200 Go.

• Ce qui est décompté : uniquement les pièces jointes volumineuses (photographies, vidéos, plans, fichiers importés).
• Ce qui n'est jamais décompté : les Documents probants et les Archives inaltérables. Ils sont conservés sans limite de volume pendant toute la durée du contrat.

8.2 Dépassement.

• Coût : au-delà de l'espace inclus, un supplément de 20 € HT par mois et par tranche de 100 Go s'applique, toute tranche commencée étant due.
• Procédure : l'Éditeur notifie le dépassement au Client, qui dispose de trente jours pour réduire son stockage ou accepter le supplément. La consommation est consultable en permanence dans l'Espace d'administration.
• À défaut : si, à l'issue de ce délai, le Client n'a ni réduit son stockage ni accepté le supplément, l'ajout de nouvelles pièces jointes volumineuses est bloqué jusqu'à régularisation. Les autres fonctions du Service, notamment les pesées, les bordereaux, les factures et l'archivage des Documents probants, continuent de fonctionner normalement.

8.3 Archivage inaltérable.

• Fonctionnement : chaque Document probant est scellé par empreinte numérique (SHA-256), horodaté, puis archivé en France dans un stockage inaltérable. Pendant la durée de rétention, ni le Client ni l'Éditeur ne peuvent le modifier ou le supprimer.
• Valeur probante : ces mesures d'intégrité, d'horodatage et de traçabilité sont conçues pour préserver la valeur probante des documents. L'appréciation de cette valeur probante appartient au juge. L'Éditeur ne la garantit pas comme un résultat.

8.4 Durées de rétention.

• Paramétrage : pour chaque catégorie de Document probant, l'Éditeur propose au paramétrage une durée de rétention par défaut égale à la durée légale minimale de conservation. Le Client valide ces durées et peut les allonger. Il est seul responsable de leur choix.
• Irréversibilité : une fois un document archivé, sa durée de rétention ne peut plus être raccourcie.
• Autres Données Client : le Service signale l'échéance des durées de conservation paramétrées, mais ne supprime rien automatiquement. La suppression relève du Client.

8.5 Après la fin du contrat. Le sort des Archives inaltérables est réglé à l'article 25.4.

Article 9 — Pesées et métrologie légale

9.1 Rôle du Service. Okapia OS n'est pas un instrument de mesure. Il ne réalise aucune pesée et ne calcule aucun poids. Le poids brut, la tare et le poids net sont exclusivement ceux déterminés par l'instrument de pesage du Client.

9.2 Pesées transmises par un instrument raccordé.

• Réception : lorsqu'un instrument est raccordé au Service par un connecteur, le Service récupère la valeur transmise par l'indicateur et l'enregistre sans la modifier.
• Identifiant DSD : lorsque l'instrument dispose d'un dispositif de stockage des données (DSD), le Service enregistre aussi l'identifiant DSD transmis et le reporte sur les documents de pesée.
• Engagement de l'Éditeur : il répond de la fidélité de la réception, de la conservation et de la restitution de ces données.
• Ce que l'Éditeur ne garantit pas : l'exactitude du poids, qui dépend de l'instrument, de son installation, de sa vérification et de son utilisation.
• Règle de prévalence : en cas d'écart entre une donnée du Service et l'enregistrement ou le ticket de l'instrument, l'enregistrement ou le ticket de l'instrument prévaut.

9.3 Pesées saisies manuellement.

• Photographie obligatoire : tout poids saisi manuellement (pesée hors réseau, instrument non raccordé) est obligatoirement accompagné de la photographie lisible du ticket émis par l'instrument de pesage qui a réalisé la pesée.
• Traçabilité : le Service enregistre la saisie avec l'identité de l'Utilisateur, la date et l'heure.
• Mention sur les documents : les documents qui en résultent portent la mention « Poids saisi manuellement — non transmis par un instrument raccordé ».
• Responsabilité : le Client est seul responsable de l'exactitude du poids saisi et de sa concordance avec le ticket photographié. L'Éditeur n'assume aucune responsabilité au titre du poids d'une pesée saisie manuellement.

9.4 Pesée à régulariser. Tant que la photographie du ticket n'est pas jointe, la pesée reste au statut « à régulariser ». Le Service n'émet alors aucun document définitif (ticket, bon de pesée, facture) sur son fondement.

9.5 Obligations du Client. Pour toute pesée servant à une transaction ou à une obligation réglementaire, le Client :

• utilise un instrument conforme à la réglementation de métrologie légale, régulièrement vérifié et utilisé conformément à sa destination ;
• conserve les tickets et les enregistrements de l'instrument ;
• vérifie le bon fonctionnement du raccordement ;
• signale sans délai toute anomalie de transmission.

9.6 Rectifications. Aucune pesée enregistrée ne peut être modifiée. Toute correction prend la forme d'une rectification tracée, qui conserve la valeur d'origine et indique l'auteur, la date et le motif de la rectification.

9.7 Responsabilité propre de l'Éditeur. Le présent article ne limite pas la responsabilité de l'Éditeur en cas de perte ou d'altération, de son fait, d'une donnée de pesée ou d'une photographie après son enregistrement dans le Service.

Article 10 — Aide à la conformité : le Client reste responsable (clause essentielle)

10.1 Nature du Service. Okapia OS est un outil de gestion, de traçabilité, de préparation des documents et d'aide à la décision. L'Éditeur n'est pas :

• un conseil juridique, fiscal, comptable ou environnemental ;
• un organisme de certification ou de contrôle ;
• un expert-comptable ou un commissaire aux comptes.

10.2 Le Client reste exploitant, déclarant, redevable et signataire. Il demeure seul responsable de la conformité de ses opérations, de ses documents et de ses déclarations, y compris lorsque le Service les génère, les propose ou les pré-remplit. Cela concerne notamment :

• les installations classées (arrêtés préfectoraux, capacités, registres) ;
• les bordereaux de suivi et le registre national des déchets ;
• le livre de police ;
• la TGAP et les déclarations aux éco-organismes ;
• les déclarations annuelles (GEREP, SYDEREP) ;
• la TVA et la facturation électronique ;
• la comptabilité et le fichier des écritures comptables (FEC) ;
• le temps de travail, ainsi que la paie, qui n'entre pas dans le périmètre du Service ;
• le document unique d'évaluation des risques et la santé-sécurité au travail ;
• la protection des données personnelles.

10.3 Contenus réglementaires.

• Sources et mises à jour : l'Éditeur établit les Contenus réglementaires à partir de sources publiques. Il assure une veille et les met à jour avec diligence, sans garantir leur exhaustivité ni leur actualisation en temps réel.
• Validation par le Client : avant la mise en production, le Client fait valider son paramétrage (codes, seuils, grilles, modèles) par un référent compétent qu'il désigne.
• Obligations non couvertes : lorsque l'Éditeur a connaissance d'une obligation nouvelle que le Service ne couvre pas encore, il en informe le Client et lui indique, s'il la connaît, la date prévue de sa prise en compte.
• Réglementation nouvelle : les mises à jour des fonctions existantes sont comprises dans l'abonnement. Un nouveau Module rendu nécessaire par une réglementation nouvelle peut faire l'objet d'une offre tarifée distincte, que le Client est libre de souscrire.

10.4 Contrôles, alertes et blocages. Les contrôles, alertes, blocages et indicateurs automatiques (capacités, seuils, validité d'un numéro SIRET ou de TVA, codes de traitement, mentions « conforme » ou « à régulariser ») sont des aides. Ils sont calculés à partir des données saisies et de sources tierces. Par conséquent :

• leur absence ne vaut pas conformité ;
• leur présence ne vaut pas non-conformité certaine ;
• le Client qui passe outre un avertissement non bloquant, ou qui lève un blocage lorsque le Service le permet, le fait sous sa responsabilité.

10.5 Mentions portées par le Service. Les mentions telles que « conforme », « scellé » ou « vérifié » portent sur le format, la structure et l'intégrité technique d'un document à la date de sa génération. Elles ne portent ni sur l'exactitude des données, ni sur leur conformité de fond.

10.6 Contrôle humain et complétude des données.

• Données traitées : le Service ne traite que les données qui y sont saisies, importées ou transmises. Les documents, registres, calculs, alertes et déclarations qu'il produit ne sont exacts et complets que dans la mesure où ces données le sont. Une donnée absente ne produit ni document, ni alerte, ni contrôle.
• Vérification avant usage : avant tout usage externe (émission, signature, transmission, déclaration, présentation à une autorité ou à un tiers), le Client fait vérifier par une personne compétente les documents et résultats produits par le Service.
• Validation : tout document émis, validé, signé ou transmis au moyen du Service par un Utilisateur est réputé avoir été vérifié et validé par le Client.

10.7 Paramètres par défaut. Les paramètres proposés par défaut (taux, seuils, périodicités, durées, règles de calcul, modèles) sont indicatifs. Le Client les valide et les adapte à sa situation : autorisations administratives, convention collective, accords d'entreprise, régime fiscal.

10.8 Règles propres à chaque module. L'Annexe 7 précise, module par module, la répartition des responsabilités entre le Client et l'Éditeur. Elle fait partie intégrante du présent article.

10.9 Limite de la clause. Le présent article n'exonère pas l'Éditeur de sa responsabilité, dans les limites de l'article 22, dans les cas suivants :

• une erreur de programmation ou de paramétrage par défaut qui lui est imputable ;
• un manquement à ses obligations essentielles : fournir un Service conforme à sa documentation, conserver des Données Client intègres et restituables, et exécuter les transmissions validées par le Client.

10.10 Acceptation expresse. Le Client reconnaît avoir lu le présent article et l'Annexe 7, et les accepte expressément lors de la commande, par une mention distincte.

Article 11 — Mandat de transmission et actions au nom du Client

11.1 Principe. Par l'Annexe 4, le Client donne à l'Éditeur un mandat technique limité (articles 1984 et suivants du Code civil). Ce mandat couvre les opérations suivantes, réalisées au moyen du Service :

• créer, transmettre, suivre et, lorsqu'un Utilisateur du Client la déclenche, signer électroniquement les bordereaux sur Trackdéchets ;
• effectuer les déclarations au registre national des déchets ;
• déposer des factures sur Chorus Pro ;
• transmettre et recevoir des factures par l'intermédiaire de la Plateforme Agréée du Client ;
• envoyer des e-mails au nom du Client.

Les actes accomplis sont ceux du Client. Leur contenu est celui que le Client a saisi ou validé.

11.2 Activation par le Client. Chaque transmission automatique est activée par le Client dans le Service. L'activation vaut instruction. La désactivation vaut révocation du mandat pour l'opération concernée.

11.3 Protection des secrets.

• Les jetons d'accès du Client aux Plateformes publiques sont stockés chiffrés, cloisonnés par Client et jamais partagés.
• Les codes de signature saisis sur un terminal ne sont jamais stockés, ni journalisés, ni mis en attente hors ligne.

11.4 Obligations de l'Éditeur. L'Éditeur exécute techniquement les transmissions avec diligence et les journalise. Il signale dans le Service chaque échec, avec son motif, dès qu'il en a connaissance.

11.5 Responsabilité.

• Ce dont l'Éditeur ne répond pas : le contenu des actes, ainsi que les refus, délais ou indisponibilités des Plateformes publiques et de la Plateforme Agréée.
• Ce dont il répond : la mauvaise exécution technique d'une transmission qui lui est imputable, dans les conditions de l'article 22.

11.6 E-mails envoyés au nom du Client.

• Qualité d'expéditeur : le Client est l'expéditeur des e-mails envoyés par le Service (relances, factures, contrats, identifiants des Portails). Il répond de leur contenu, de leurs destinataires, de la base légale de l'envoi et du respect des oppositions.
• Paramétrage : il paramètre l'adresse d'expédition et, le cas échéant, son nom de domaine.
• Envoi réel : en production, l'envoi est réel dès l'activation de la fonction.
• Rôle de l'Éditeur : il fournit uniquement le moyen technique d'envoi.

11.7 Fin du mandat. Le mandat est révocable à tout moment, pour tout ou partie des opérations. Il prend fin de plein droit à la fin du contrat.

Article 12 — Facturation électronique

12.1 Rôle d'Okapia OS. Le Service produit les factures au format Factur-X et dans les autres formats structurés requis. Okapia OS est un Opérateur de dématérialisation raccordé à une Plateforme Agréée. Il n'est pas lui-même Plateforme Agréée.

12.2 Choix de la Plateforme Agréée. Le Client choisit librement sa Plateforme Agréée, contracte directement avec elle et la rémunère. L'Éditeur n'est pas partie à ce contrat et ne perçoit aucune commission. La liste des Plateformes Agréées raccordées au Service figure à l'Annexe 6 et est tenue à jour.

12.3 Obligations du Client. Le Client vérifie les dates d'entrée en vigueur de ses obligations et les respecte. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. L'obligation d'émettre des factures électroniques et de transmettre les données de transaction (e-reporting) s'applique depuis le 1er septembre 2026 aux grandes entreprises et aux entreprises de taille intermédiaire, et s'appliquera à compter du 1er septembre 2027 aux petites et moyennes entreprises et aux microentreprises.

12.4 Obligations de l'Éditeur.

• Génération : l'Éditeur génère des fichiers de facture conformes aux formats et aux mentions obligatoires en vigueur, y compris le SIREN du client, l'adresse de livraison si elle diffère de l'adresse de facturation, la catégorie de l'opération et, le cas échéant, l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits.
• Transmission : il transmet ces fichiers à la Plateforme Agréée du Client et affiche les rejets avec leur motif.
• Données du Client : le Client vérifie les données qu'il saisit (SIREN, régime de TVA, adresses).

12.5 Indisponibilité de la Plateforme Agréée. L'Éditeur ne répond pas de l'indisponibilité de la Plateforme Agréée. Dans ce cas, le Service conserve les factures en attente et permet leur export, pour un dépôt par un autre moyen.

12.6 Encaissements auprès de particuliers. Si le Client enregistre dans le Service des règlements de clients particuliers, l'Éditeur lui remet sur demande l'attestation individuelle prévue par l'article 286, I, 3° bis du Code général des impôts, pour les versions et les fonctionnalités couvertes, à l'issue de l'audit de conformité de la fonction « règlements ». Aucun encaissement en espèces ne peut être enregistré dans le Service.

Article 13 — Services tiers et plateformes publiques

13.1 Liste. Les services tiers et les Plateformes publiques auxquels le Service se connecte figurent à l'Annexe 6. L'Éditeur la tient à jour.

13.2 Données issues de sources officielles. Les données renvoyées par les Plateformes publiques sont celles des sources officielles (par exemple : validité d'un numéro de TVA, établissement fermé, installation classée). L'Éditeur ne les garantit pas. Le Client reste tenu de ses propres vérifications, notamment pour justifier l'exonération de TVA d'une livraison intracommunautaire.

13.3 Évolution ou fermeture d'un service tiers. Un service tiers peut modifier ou fermer son interface sans préavis.

• Engagement de l'Éditeur : il adapte le Service avec diligence, sans garantie de délai.
• Absence de manquement : l'indisponibilité temporaire d'une fonction qui dépend de ce service ne constitue pas un manquement de l'Éditeur.
• Information et solution de repli : l'Éditeur informe le Client et lui indique une solution de repli (export, saisie directe sur la plateforme concernée).

13.4 Cartographie. Les fonds de carte et les liens de navigation sont fournis par des tiers. Ils s'affichent ou s'ouvrent dans le navigateur de l'Utilisateur, à son initiative.

Article 14 — Okap'I.A (option)

14.1 Activation. Okap'I.A est activé à la demande d'un Administrateur, pour les Offres Essentiel, Exploitation, Réseau et Sur mesure. L'option n'est pas disponible en Mono-Module ni pendant la Période de test.

14.2 Nature.

• Okap'I.A est un assistant d'aide. Ses réponses sont générées automatiquement et peuvent être inexactes ou incomplètes.
• Elles ne constituent pas un avis professionnel.
• Toute réponse et tout brouillon doivent être vérifiés par un Utilisateur avant usage.
• Le Service indique à l'Utilisateur qu'il échange avec un système d'intelligence artificielle.

14.3 Périmètre d'action.

• Lecture : Okap'I.A lit les Données Client dans la limite des droits de l'Utilisateur qui l'interroge. Il peut analyser des images et des documents PDF et effectuer des recherches sur le web, selon le fournisseur de modèle utilisé.
• Écriture : il peut seulement créer un devis ou une facture à l'état de brouillon.
• Interdits : il ne peut jamais émettre, numéroter légalement, signer, envoyer ni transmettre un document.
• Traçabilité : toutes ses actions sont journalisées.

14.4 Usages interdits. Le Client n'utilise pas Okap'I.A pour prendre ou préparer des décisions relatives à ses travailleurs (recrutement, évaluation, sanction, rémunération, fin de contrat). Il ne l'utilise pas non plus pour prendre une décision produisant des effets juridiques sans contrôle humain.

14.5 Fournisseurs de modèle et localisation.

• Deux fournisseurs : Okap'I.A s'appuie sur deux fournisseurs de modèles d'intelligence artificielle, identifiés à l'Annexe 3.
• Fournisseur par défaut : il est utilisé avec l'option de résidence des données dans l'Union européenne proposée par ce fournisseur : les données sont traitées dans l'Union européenne.
• Fournisseur européen alternatif : il offre des fonctions réduites (pas d'analyse de PDF ni de recherche web). Le Client choisit le fournisseur dans l'Espace d'administration.
• Pas de changement silencieux : le Service ne bascule jamais d'un fournisseur à l'autre sans action du Client.

14.6 Données.

• Minimisation : seules les données utiles à la question sont transmises au modèle. Les motifs d'absence liés à la santé ne sont jamais transmis.
• Pas d'entraînement : ni l'Éditeur ni ses fournisseurs n'utilisent les Données Client pour entraîner des modèles.
• Conservation des conversations : 24 heures dans le Service, puis suppression.
• Conservation du journal des actions : un mois.
• Conservation chez les fournisseurs : les fournisseurs de modèles ne conservent les données que pendant le traitement de la requête.

14.7 Prix et plafond.

• Tarif : 0,40 € HT par tranche de 100 000 Tokens, entrants et sortants confondus.
• Mesure : les Tokens sont décomptés par le Service. La consommation est consultable en permanence dans l'Espace d'administration.
• Facturation : mensuelle, à terme échu, avec un récapitulatif annuel.
• Plafond : le Client fixe un plafond de budget mensuel. Lorsqu'il est atteint, Okap'I.A est suspendu jusqu'au mois suivant ou jusqu'à ce que le Client relève le plafond.

14.8 Révision du prix d'Okap'I.A. Le prix d'Okap'I.A n'est pas couvert par la garantie de prix de l'article 15.2.

• Fréquence et motif : il peut être révisé une fois par an, pour refléter l'évolution du coût des fournisseurs de modèles.
• Préavis : l'Éditeur notifie la révision au moins soixante jours à l'avance.
• Désactivation : le Client peut désactiver l'option à tout moment, avec effet immédiat. Seule la consommation déjà réalisée est facturée.

Article 15 — Prix, facturation et paiement

15.1 Prix. Les prix figurent à l'Annexe 2. Ils sont exprimés en euros hors taxes. La TVA au taux en vigueur s'y ajoute.

15.2 Garantie de prix.

• Durée de la garantie : les prix de l'abonnement sont garantis pendant vingt-quatre mois à compter de la date du Bon de commande.
• Révision ensuite : ils sont révisés une fois par an, à la date anniversaire, selon l'indice Syntec et la formule de l'Annexe 2. La hausse résultant d'une révision ne peut pas dépasser 5 % du prix en vigueur. La révision est notifiée au moins soixante jours à l'avance.
• Exclusions : la garantie et la révision ne s'appliquent pas au prix d'Okap'I.A (article 14.8), aux Prestations complémentaires sur devis, ni aux taxes.

15.3 Facturation.

• Abonnement mensuel : facturé en début de mois. Le premier mois est calculé au prorata à compter de la Date de mise en service.
• Abonnement annuel : onze mois sont facturés pour douze mois d'accès, en début de chaque période annuelle. Pour le Mono-Module, le prix annuel est celui de l'Annexe 2, sans mois offert.
• Consommations et dépassements : Okap'I.A et les dépassements de stockage sont facturés mensuellement, à terme échu.
• Les factures sont émises dans un format conforme à la réglementation de la facturation électronique.

15.4 Paiement.

• Échéance : les factures sont payables à trente jours à compter de leur date d'émission.
• Moyens de paiement : virement ou prélèvement SEPA. Aucun paiement en espèces n'est accepté. Aucun escompte n'est accordé pour paiement anticipé.
• Cas de l'article 4 : lorsque l'article 4 s'applique, aucun paiement n'est reçu avant sept jours.

15.5 Retard de paiement. Tout retard entraîne de plein droit, dès le lendemain de l'échéance et sans mise en demeure :

• des pénalités calculées au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix points ;
• une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € par facture (articles L. 441-10 et D. 441-5 du Code de commerce).

Si les frais de recouvrement réellement exposés sont supérieurs, l'Éditeur peut demander une indemnisation complémentaire sur justificatifs.

15.6 Prestations complémentaires. Les prestations suivantes ne sont pas comprises dans l'abonnement :

• heures de formation supplémentaires : 150 € HT de l'heure ;
• astreinte de nuit : sur devis ;
• paramétrage spécifique, reprise de données hors du périmètre convenu, export dans un format non listé à l'article 25, intégrations et développements spécifiques : sur devis préalable accepté.

Les frais de déplacement pour une intervention sur site sont facturés au réel, sur justificatifs.

15.7 Formation incluse. Les heures de formation incluses dans l'Offre (Annexe 1) sont utilisables pendant douze mois à compter de la Date de mise en service. Les heures non utilisées dans ce délai sont perdues. La formation a lieu à distance, sauf accord contraire.

15.8 Clients établis dans un autre État membre de l'Union européenne. Pour un Client assujetti établi dans un autre État membre qui communique un numéro de TVA valide, les factures sont émises hors taxes, avec la mention « Autoliquidation » (article 283-2 du Code général des impôts ; article 196 de la directive 2006/112/CE).

15.9 Contestation d'une facture. Le Client conteste une facture par écrit, dans les trente jours de sa réception, en précisant ses motifs. La partie non contestée reste due à l'échéance.

Article 16 — Suspension

16.1 Impayé : suspension en mode restreint. Si une facture reste impayée quinze jours après une mise en demeure, l'Éditeur peut passer le Service en mode restreint.

• Ce qui reste accessible : la consultation et l'export des Données Client, des Documents probants et des registres.
• Ce qui est suspendu : la création, la modification et les transmissions automatiques.
• Obligations du Client : il reste en mesure de remplir ses obligations directement sur les Plateformes publiques.
• Rétablissement : l'accès complet est rétabli dans un jour ouvré suivant le paiement.

16.2 Sécurité. En cas de menace grave pour la sécurité du Service ou d'usage manifestement illicite, l'Éditeur peut suspendre immédiatement un accès, dans la stricte mesure nécessaire. Il en informe le Client sans délai et rétablit l'accès dès que la cause a disparu.

16.3 Effet sur le paiement. La suspension ne dispense pas le Client de payer le prix, sauf si elle est imputable à l'Éditeur.

Article 17 — Obligations du Client

17.1 Utilisation du Service. Le Client :

• utilise le Service conformément aux CGU et à sa destination professionnelle ;
• attribue un accès nominatif à chaque Utilisateur et interdit le partage des identifiants ;
• veille à la confidentialité des Identifiants de connexion et active les mesures d'authentification proposées par le Service ;
• sécurise ses postes, terminaux et réseaux ;
• tient à jour ses informations de contact et de facturation ;
• déclare l'ensemble des Sites et des Filières métier exploités au moyen du Service.

17.2 Collaboration. Le Client collabore activement à la mise en service. Il désigne un ou plusieurs référents compétents, qui valident les paramétrages métier (grilles tarifaires, codes déchets, seuils, modèles de documents) avant la mise en production. Il signale sans délai toute anomalie susceptible d'affecter la fiabilité des données produites.

17.3 Exports réguliers. Le Client procède à des exports réguliers de ses Données Client, afin de disposer en permanence de sa propre copie. L'absence d'exports réguliers est prise en compte dans l'appréciation du préjudice qu'il invoque en cas de perte de données.

17.4 Données et autorisations. Le Client est responsable :

• de l'exactitude, de l'exhaustivité et de la licéité des données qu'il saisit ou importe ;
• de la détention des autorisations administratives nécessaires à son activité (notamment au titre des installations classées), indépendamment de l'usage du Service.

17.5 Portails et Utilisateurs tiers.

• Ouverture et gestion des comptes : le Client décide seul d'ouvrir des accès à des Utilisateurs tiers. Il est responsable des comptes qu'il ouvre, des droits qu'il accorde et de leur révocation.
• Acceptation des CGU : il s'assure que chaque Utilisateur tiers accepte les CGU lors de son premier accès. Le Service enregistre cette acceptation.
• Information des personnes : en sa qualité de responsable de traitement, le Client informe les Utilisateurs tiers du traitement de leurs données.
• Cloisonnement : un Utilisateur tiers n'accède qu'aux données que le Client met à sa disposition.

17.6 Interdits. Le Client ne procède à aucune rétro-ingénierie, décompilation ou extraction du code du Service, sous réserve des droits reconnus par l'article L. 122-6-1 du Code de la propriété intellectuelle.

17.7 Garantie du Client. Le Client garantit l'Éditeur contre toute réclamation d'un tiers résultant :

• d'une utilisation du Service non conforme au contrat ;
• de données inexactes, incomplètes ou illicites saisies par le Client ou ses Utilisateurs ;
• d'un manquement du Client à ses obligations propres visées à l'article 10.

Cette garantie ne s'applique pas lorsque la réclamation trouve sa cause dans une faute de l'Éditeur.

Article 18 — Obligations de l'Éditeur

18.1 Principe. L'Éditeur fournit le Service avec le soin et la compétence d'un prestataire professionnel. Il est tenu d'une obligation de moyens, sauf stipulation contraire des CGV.

18.2 Hébergement.

• Localisation : les Données Client sont hébergées en France et en Allemagne, dans l'Union européenne (double localisation européenne).
• Sauvegardes : elles sont chiffrées (AES-256) et répliquées sur un second site européen.
• Prestataires de droit américain : certains Sous-traitants ultérieurs sont des sociétés de droit américain qui exploitent leurs infrastructures dans l'Union européenne. Leur liste et les garanties applicables (décision d'adéquation dite « Data Privacy Framework », clauses contractuelles types) figurent à l'Annexe 3.
• Okap'I.A : son régime propre figure à l'article 14.

18.3 Sauvegardes et continuité.

• Toutes les Offres : sauvegarde quotidienne des données et des fichiers.
• Offres Exploitation et Réseau : en plus, un test mensuel de restauration.
• Offre Réseau : en plus, un plan de continuité documenté, communiqué sur demande sous engagement de confidentialité.

18.4 Sécurité. L'Éditeur met en œuvre des mesures de sécurité adaptées, décrites à l'Annexe 3. Elles comprennent notamment :

• le chiffrement des données en transit et au repos ;
• une base de données dédiée pour chaque Client ;
• le contrôle des droits d'accès côté serveur ;
• l'authentification multifacteur ;
• la supervision et la journalisation ;
• des tests d'intrusion.

18.5 Incident de sécurité. En cas d'Incident de sécurité affectant des Données Client, l'Éditeur en informe le Client au plus tard quarante-huit heures après en avoir eu connaissance. Il précise alors, dans la mesure du possible :

• la nature de l'incident ;
• les catégories et le nombre approximatif de personnes et de données concernées ;
• les conséquences probables ;
• les mesures prises ou envisagées ;
• un point de contact.

Il complète ces informations au fur et à mesure et coopère avec le Client.

18.6 Travail dissimulé. L'Éditeur remet au Client, sur demande, les documents prévus par l'article L. 8222-1 du Code du travail (attestation de vigilance), lorsque le montant du contrat atteint le seuil légal.

Article 19 — Données du Client

19.1 Droits du Client. Le Client conserve tous ses droits sur les Données Client. L'Éditeur ne les utilise que pour fournir le Service, conformément aux instructions du Client.

19.2 Aucune autre utilisation. L'Éditeur ne vend, ne cède et n'exploite pas les Données Client à d'autres fins, y compris à des fins statistiques, de comparaison sectorielle ou commerciales, même sous forme agrégée ou anonymisée. Il ne les utilise pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle et impose la même interdiction à ses fournisseurs de modèles (article 14.6).

19.3 Données de service. L'Éditeur utilise les Données de service pour exploiter, sécuriser et facturer le Service. Pour les données personnelles qu'elles contiennent, il agit en qualité de responsable de traitement.

19.4 Demandes des autorités. L'Éditeur ne communique des Données Client à une autorité que sur le fondement d'une obligation légale ou d'une décision de justice. Il en informe le Client, sauf interdiction légale. Il conteste toute demande disproportionnée ou dépourvue de base légale et prend des mesures techniques, juridiques et organisationnelles raisonnables pour empêcher l'accès d'autorités de pays tiers aux données non personnelles du Client lorsque cet accès contreviendrait au droit de l'Union ou au droit français (article 32 du règlement (UE) 2023/2854).

Article 20 — Données personnelles

20.1 Rôles.

• Données personnelles contenues dans les Données Client : le Client en est responsable de traitement, et l'Éditeur agit comme son sous-traitant, dans les conditions de l'Annexe 3.
• Traitements propres de l'Éditeur : il est responsable des traitements liés à la relation commerciale, à la facturation, aux échanges de support et aux Données de service.

20.2 Accord de sous-traitance. L'Annexe 3 fait partie intégrante du contrat. Elle est acceptée en même temps que les CGV.

20.3 Obligations du Client. Le Client :

• choisit les bases légales de ses traitements ;
• informe les personnes concernées, y compris ses salariés et les Utilisateurs tiers ;
• consulte le comité social et économique lorsque la loi l'exige ;
• réalise les analyses d'impact nécessaires.

L'Éditeur l'assiste dans les conditions de l'Annexe 3.

20.4 Politique de confidentialité. Les traitements dont l'Éditeur est responsable sont décrits dans sa politique de confidentialité, publiée sur okapia-os.com.

Article 21 — Propriété intellectuelle

21.1 Droits de l'Éditeur. Le logiciel Okapia OS, son code, ses interfaces, ses bases de données, sa documentation et ses marques appartiennent à LEO LIBRA. Les Données Client n'en font pas partie.

21.2 Droit d'usage du Client. L'Éditeur concède au Client, pour la durée du contrat et pour ses seuls besoins internes, à l'exclusion de ceux de toute autre société, y compris de son groupe (article 3.5), un droit d'usage non exclusif et non cessible du Service. Ce droit s'étend à ses Utilisateurs, y compris aux Utilisateurs tiers dans le cadre des Portails. Il ne peut pas être sous-licencié.

21.3 Développements spécifiques.

• Propriété : l'Éditeur reste propriétaire des développements réalisés pour le Client et peut en réutiliser les éléments génériques.
• Usage par le Client : le Client en bénéficie pour la durée du contrat au titre du droit d'usage de l'article 21.2.
• Cession : toute cession de droits exige un écrit distinct, conforme à l'article L. 131-3 du Code de la propriété intellectuelle.

21.4 Garantie d'éviction. L'Éditeur garantit que le Service ne porte pas atteinte aux droits de propriété intellectuelle d'un tiers.

• Conditions : le Client informe l'Éditeur sans délai de toute réclamation et lui laisse la conduite de la défense.
• Engagements de l'Éditeur : il assure alors la défense à ses frais et prend en charge les condamnations définitives, dans les limites de l'article 22.
• Solutions de remplacement : il peut aussi modifier ou remplacer l'élément en cause, ou obtenir les droits nécessaires. À défaut, chaque partie peut résilier, et l'Éditeur rembourse au prorata les sommes payées d'avance.
• Exclusions : la garantie ne couvre pas les réclamations qui résultent des Données Client, ni de la combinaison du Service avec des éléments que l'Éditeur n'a pas fournis.

Article 22 — Responsabilité

22.1 Principe. Chaque partie répond des dommages directs et prévisibles causés par un manquement prouvé à ses obligations (articles 1231-3 et 1231-4 du Code civil).

22.2 Exclusions. L'Éditeur ne répond pas :

• des pertes de chiffre d'affaires, de bénéfice, de clientèle ou d'image ;
• des dommages qui résultent d'une faute du Client ou de ses Utilisateurs, ou des données qu'ils ont saisies ;
• des services tiers et des Plateformes publiques, dans les conditions de l'article 13 ;
• des pesées saisies manuellement (article 9.3) ;
• d'une utilisation du Service non conforme au contrat.

22.3 Perte ou altération de Données Client. En cas de perte ou d'altération de Données Client imputable à l'Éditeur :

• il restaure sans frais les données à partir de la dernière sauvegarde disponible ;
• il répare, dans la limite du plafond de l'article 22.5, le préjudice direct que la restauration ne permet pas d'éviter.

Le Client est informé qu'une restauration peut faire perdre les saisies postérieures à la dernière sauvegarde. L'article 17.3 s'applique.

22.4 Sanctions visant le Client. Les sanctions administratives, fiscales ou pénales prononcées contre le Client au titre de ses obligations propres restent à sa charge. Lorsqu'un manquement prouvé de l'Éditeur est la cause directe du préjudice subi par le Client à cette occasion, l'Éditeur répare ce préjudice, à proportion de sa part de responsabilité et dans la limite du plafond de l'article 22.5. Cette réparation ne peut en aucun cas consister dans la prise en charge d'une amende pénale.

22.5 Plafond. La responsabilité totale de l'Éditeur, toutes causes confondues, par année contractuelle, est plafonnée au plus élevé des deux montants suivants :

• le montant hors taxes payé par le Client au titre du Service au cours des douze mois précédant le fait générateur ;
• 1 500 €.

Les parties reconnaissent que ce plafond, proportionné au prix, ne prive pas de leur substance les obligations essentielles de l'Éditeur.

22.6 Exceptions au plafond et aux exclusions. Le plafond et les exclusions ne s'appliquent pas :

• en cas de dol ou de faute lourde ;
• en cas de dommage corporel ;
• dans les cas où la loi interdit de limiter la responsabilité.

22.7 Délai pour agir. Toute action en responsabilité d'une partie contre l'autre doit être engagée dans un délai d'un an à compter du jour où le demandeur a connu, ou aurait dû connaître, les faits qui lui permettent de l'exercer (article 2254 du Code civil).

Article 23 — Assurances

L'Éditeur est titulaire d'une assurance de responsabilité civile professionnelle et d'une assurance cyber-risques, souscrites auprès de CHUBB. Il les maintient pendant toute la durée du contrat et en remet les attestations sur demande, une fois par an. Le Client assure son activité et ses équipements.

Article 24 — Durée et résiliation

24.1 Durée. Aucune durée minimale d'engagement ne s'applique.

• Abonnement mensuel : il se renouvelle de mois en mois.
• Abonnement annuel : il se renouvelle tacitement par périodes de douze mois.

24.2 Résiliation par le Client.

• Faculté : le Client peut résilier à tout moment, avec un préavis de trente jours.
• Forme : par e-mail à contact@okapia-os.com ou depuis l'Espace d'administration. L'Éditeur accuse réception dans les deux jours ouvrés.
• Abonnement mensuel : la résiliation prend effet à la fin du mois civil au cours duquel le préavis expire. Ce dernier mois reste dû en totalité.
• Remboursement de l'abonnement annuel : l'Éditeur rembourse au prorata les mois non commencés, après avoir recalculé les mois écoulés au tarif mensuel (exemple à l'Annexe 2).

24.3 Résiliation pour manquement. Chaque partie peut résilier le contrat en cas de manquement grave de l'autre, lorsque ce manquement n'a pas été corrigé dans les trente jours d'une mise en demeure.

• Impayé : ce délai court à compter de la suspension prévue à l'article 16.1.
• Résiliation immédiate : en cas de fraude ou d'atteinte délibérée à la sécurité du Service, la résiliation peut être immédiate.

24.4 Résiliation par l'Éditeur sans motif. L'Éditeur peut mettre fin au contrat avec un préavis de six mois. Il rembourse alors au prorata, sans recalcul, les sommes payées d'avance, et assiste gratuitement le Client pour la réversibilité.

24.5 Résiliation après une modification défavorable. Le Client peut résilier sans frais, avec effet au plus tard à la date d'entrée en vigueur de la modification, dans les cas suivants :

• modification des CGV (article 33) ;
• hausse de prix non prévue par l'article 15.2 ;
• évolution du Service visée à l'article 6.5 ;
• opposition justifiée à un nouveau Sous-traitant ultérieur (Annexe 3) ;
• cession du contrat par l'Éditeur (article 30).

Dans ces cas, l'abonnement annuel est remboursé au prorata, sans recalcul au tarif mensuel.

24.6 Effets de la fin du contrat. Les effets de la fin du contrat sont réglés à l'article 25.

Article 25 — Réversibilité et fin du contrat

25.1 Export à tout moment. Pendant toute la durée du contrat, le Client peut exporter gratuitement ses Données exportables dans les formats suivants :

• CSV et SQL, pour les données structurées ;
• PDF, pour les documents ;
• FEC, pour la comptabilité ;
• arborescence de la gestion documentaire (GED), pour les fichiers.

L'export se fait en libre-service depuis l'Espace d'administration, ou sur demande. Dans ce second cas, l'Éditeur le livre dans les dix jours ouvrés.

25.2 Changement de fournisseur. Le Client peut demander à tout moment à changer de fournisseur ou à récupérer ses données, dans les délais de l'article 24.2. L'Éditeur lui fournit :

• une assistance raisonnable ;
• les informations utiles sur la procédure, les formats et les limites techniques connues.

Aucun frais de changement de fournisseur ni de sortie n'est facturé.

25.3 Déroulement de la fin du contrat.

1. Période de transition (trente jours à compter de la fin du contrat) : l'accès au Service est maintenu en consultation et en export. Si la transition est techniquement impossible dans ce délai, l'Éditeur en informe le Client dans les quatorze jours et justifie la durée nécessaire, qui ne peut dépasser sept mois.
2. Période de récupération (trente jours supplémentaires) : les Données exportables restent disponibles sur demande.
3. Suppression : à l'issue de la période de récupération, l'Éditeur supprime les Données Client de ses systèmes de production, puis de ses sauvegardes dans un délai de trente jours. Il remet sur demande un certificat de suppression.

Deux exceptions s'appliquent : les Archives inaltérables (article 25.4) et les données que l'Éditeur doit lui-même conserver en vertu de la loi.

25.4 Archives inaltérables après la fin du contrat.

• Impossibilité technique : les Archives inaltérables ne peuvent pas être supprimées avant la fin de leur durée de rétention. Le Client en récupère une copie selon l'article 25.1.
• Instruction de conservation : par l'acceptation des CGV, le Client donne instruction à l'Éditeur de conserver ces archives jusqu'au terme de leur durée de rétention.
• Option de conservation avec accès : le Client peut souscrire une option de conservation au prix de 50 € HT par an et par tranche de 100 Go, toute tranche commencée étant due, payable d'avance chaque année. Elle comprend un accès en lecture et la délivrance d'extraits sur demande, dans les dix jours ouvrés.
• À défaut d'option, ou en cas d'impayé : les archives restent conservées, verrouillées et inaccessibles, jusqu'au terme de leur durée de rétention. Leur coût de conservation reste alors à la charge de l'Éditeur.
• Destruction : au terme de la durée de rétention, les archives sont détruites. Un certificat de destruction est remis sur demande.

25.5 Survie. Les articles relatifs à la confidentialité, à la propriété intellectuelle, à la responsabilité, aux données et à l'article 25 survivent à la fin du contrat pour la durée nécessaire à leur exécution.

Article 26 — Continuité du Service et séquestre

26.1 Plan de continuité. L'Offre Réseau comprend un plan de continuité documenté (article 18.3).

26.2 Séquestre du code source (option).

• Mise en place : le Client peut demander le dépôt du code source auprès du prestataire de séquestre de son choix, par exemple Continew. Le dépôt fait l'objet d'un contrat tripartite. Tous ses coûts sont à la charge exclusive du Client.
• Contenu du dépôt : il est complet. Il comprend le code source, les scripts de déploiement et d'infrastructure, les schémas de base de données et la documentation d'exploitation.
• Mise à jour : le dépôt est mis à jour à chaque version majeure et au moins une fois par an.
• Cas de déblocage :
  • liquidation judiciaire de l'Éditeur sans reprise du Service ;
  • cessation d'activité sans successeur ;
  • interruption de la maintenance pendant plus de trente jours après une mise en demeure.
• Usage autorisé : le Client ne peut utiliser les éléments débloqués que pour assurer la continuité de son propre usage, à l'exclusion de toute exploitation commerciale.

26.3 Cessation d'activité ou cession. L'Éditeur informe le Client au moins six mois avant toute cessation d'activité et l'assiste pour la réversibilité. Il lui remet un export complet de ses Archives inaltérables, y compris lorsque le contrat a déjà pris fin. À compter de cette remise, la conservation de ces archives incombe au Client, et l'Éditeur est déchargé de toute obligation à leur égard. En cas de cession de l'activité Okapia OS, l'article 30 s'applique.

Article 27 — Preuve et signature électronique

27.1 Convention de preuve. Font preuve entre les parties, sauf preuve contraire, les éléments suivants enregistrés par le Service (article 1368 du Code civil) :

• les journaux ;
• les horodatages et les empreintes numériques ;
• les Archives inaltérables ;
• les enregistrements d'acceptation des CGU.

27.2 Signature sur terminal.

• Nature : les signatures recueillies sur tablette ou téléphone sont des signatures électroniques simples au sens du règlement (UE) n° 910/2014 (dit « eIDAS »).
• Vérification par le Client : il vérifie si un document exige une signature manuscrite ou d'un autre niveau.
• Mode dégradé : en cas d'impossibilité, le document papier signé est photographié puis régularisé dans le Service.
• Codes de signature : les codes de signature Trackdéchets saisis sur le terminal ne sont jamais conservés (article 11.3).

27.3 Mise à disposition sur les Portails. Le Service enregistre la date de mise à disposition et de consultation des documents sur les Portails. Le Client peut produire ces enregistrements.

27.4 Signature du contrat. Le Bon de commande peut être signé électroniquement.

Article 28 — Confidentialité

Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques de l'autre dont elle a connaissance à l'occasion du contrat, notamment les informations protégées au titre du secret des affaires. Elle ne les utilise que pour exécuter le contrat.

• Durée : cette obligation s'applique pendant le contrat et cinq ans après sa fin.
• Exceptions : elle ne couvre pas les informations publiques, déjà connues de la partie qui les reçoit, ou dont la communication est exigée par la loi ou par une autorité.

Article 29 — Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un manquement causé par un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil.

• Défaillance d'un prestataire : la défaillance d'un prestataire de l'Éditeur n'est un cas de force majeure que si elle résulte elle-même d'un événement de force majeure pour ce prestataire.
• Durée excessive : si l'empêchement dure plus de soixante jours, chaque partie peut résilier sans indemnité. L'Éditeur rembourse alors au prorata les sommes payées d'avance.

Article 30 — Cession, changement de contrôle et sous-traitance

30.1 Cession par le Client. Le Client peut céder le contrat à une société de son groupe ou dans le cadre d'une restructuration (fusion, apport, cession de fonds), après notification préalable. Toute autre cession exige l'accord écrit de l'Éditeur.

30.2 Cession par l'Éditeur. L'Éditeur peut céder le contrat dans le cadre de la cession de son activité Okapia OS. Il en informe le Client au moins trente jours à l'avance. Le Client peut alors résilier sans frais dans les soixante jours suivant cette information. Il en va de même en cas de changement de contrôle de l'Éditeur.

30.3 Sous-traitance. L'Éditeur peut recourir à des sous-traitants et reste responsable de leurs actes. La sous-traitance de traitements de données personnelles est régie par l'Annexe 3.

Article 31 — Conformité

31.1 Corruption. Chaque partie respecte la réglementation relative à la lutte contre la corruption et le trafic d'influence.

31.2 Sanctions internationales. Chaque partie respecte les réglementations relatives aux sanctions internationales et au contrôle des exportations applicables.

31.3 Travail dissimulé. L'Éditeur remet les documents prévus à l'article 18.6.

Article 32 — Notifications

32.1 Communications courantes. Les communications relatives à l'exécution du Service sont faites par e-mail, aux adresses déclarées par chaque partie, ou dans le Service.

32.2 Mises en demeure et résiliations de l'Éditeur. Les mises en demeure et les résiliations pour manquement, ainsi que toute résiliation émanant de l'Éditeur, sont faites par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre recommandée électronique. Elles prennent effet à la date de première présentation.

32.3 Résiliation par le Client. La résiliation par le Client suit l'article 24.2.

Article 33 — Modification des CGV

33.1 Préavis. L'Éditeur notifie toute modification des CGV au moins soixante jours avant son entrée en vigueur, par e-mail aux Administrateurs et dans le Service.

33.2 Modifications imposées par la loi. Une modification imposée par la loi s'applique à la date prévue par celle-ci.

33.3 Modifications défavorables. Si une modification est défavorable au Client, celui-ci peut résilier dans les conditions de l'article 24.5. À défaut de résiliation, la poursuite de l'utilisation du Service après l'entrée en vigueur vaut acceptation.

Article 34 — Droit applicable et règlement des litiges

34.1 Droit applicable. Le contrat est soumis au droit français, y compris lorsque le Client est établi hors de France.

34.2 Médiation préalable obligatoire.

1. En cas de différend, les parties recherchent d'abord une solution amiable pendant quinze jours à compter de sa notification écrite.
2. À défaut d'accord, la partie la plus diligente saisit le Médiateur des entreprises, service public gratuit et confidentiel.
3. Aucune action en justice n'est recevable avant la fin de la médiation. La médiation prend fin lorsqu'un accord est signé, lorsqu'une partie refuse d'y participer, ou trois mois après la saisine du médiateur.

34.3 Exceptions à la médiation préalable. La médiation préalable ne s'applique pas :

• au recouvrement de factures, y compris par voie d'injonction de payer ;
• aux procédures de référé et aux mesures conservatoires ;
• aux actions pour lesquelles la loi interdit une telle condition préalable.

34.4 Juridiction compétente. À défaut de solution amiable, tout litige relève de la compétence exclusive du tribunal de commerce de Beauvais, y compris en référé et en cas de pluralité de défendeurs. Cette attribution s'applique sous réserve des règles de compétence d'ordre public, notamment celles de l'article L. 442-4 du Code de commerce.

Article 35 — Dispositions diverses

35.1 Intégralité. Les documents listés à l'article 1.4 forment l'intégralité de l'accord des parties. Ils remplacent les propositions et échanges antérieurs.

35.2 Nullité partielle. Si une stipulation est déclarée nulle ou inapplicable, les autres restent en vigueur. Les parties la remplacent par une stipulation valable d'effet aussi proche que possible.

35.3 Non-renonciation. Le fait pour une partie de ne pas invoquer un manquement ne vaut pas renonciation à l'invoquer ultérieurement.

35.4 Indépendance. Les parties sont des cocontractants indépendants. Hors le mandat de l'article 11, aucune n'a le pouvoir d'engager l'autre.

35.5 Titres. Les titres des articles ne servent qu'à faciliter la lecture et n'ont pas de valeur contractuelle.