GED & preuves de conformité
Gestion électronique des documents : tout classé, versionné, retrouvé en un clic, prêt à présenter.
Arrêtés, attestations, rapports VGP, certificats, contrats, factures reçues, registres légaux : la paperasse d'une exploitation est énorme, et elle doit rester retrouvable. La GED d'Okapia OS classe chaque document dans un dossier auto-créé par type et par exercice, en garde les versions et l'archive de façon scellée et horodatée — horodatage, empreinte SHA-256, WORM — pour retrouver la bonne pièce, dans son arborescence, le jour d'un contrôle.
Ce que fait le module
- Gestion électronique des documents centralisée, un dossier auto-créé par type de document et par exercice
- Arborescence navigable en profondeur : classement, dossier, échéance et type
- Versionnage, historique et chemins de remplacement (aucun document orphelin)
- Archivage scellé et horodaté, généralisé : horodatage et empreinte SHA-256, documents archivés en WORM
- Étendu aux contrats signés, factures reçues, registres légaux (livre de police, registre des déchets), FDS, protocoles de sécurité et certificats VHU
- Rattachement des preuves aux obligations et aux audits
- Recherche instantanée et partage sécurisé
- Dossiers gardés et classement à trois niveaux : l'archive scellée n'est pas supprimée
Ce que ça change pour vous
Okapia OS facilite la gestion réglementaire de votre exploitation. Il ne constitue pas un conseil juridique et ne garantit pas la conformité de votre établissement — celle-ci relève de votre responsabilité d'exploitant.